Digitale communicatie kan ondernemingsraden veel gemak brengen, maar toch is het vaak lastig om het zó te organiseren dat het allemaal vlekkeloos én effectief werkt. Wat helpt is een ‘digitale etiquette’: het vastleggen van ongeschreven gedragsregels.
Door Bouke van Kleef
Communicatie gaat sneller met alle digitale media die we tegenwoordig beschikbaar hebben, maar we gebruiken die media vaak op ongepaste wijze. We gebruiken media die asynchroon van aard zijn en proberen daar synchroon mee te communiceren.
Als je blauwe vinkjes in WhatsApp ziet, verwacht je snel een antwoord, toch?
Daarom is het in mijn ogen tijd voor een digitale etiquette. Hoe heurt het? Veelal gaat het daarbij om open deuren, maar ik merk dat mensen uitgaan van ongeschreven of onuitgesproken gedragsnormen in de digitale wereld. Als je blauwe vinkjes in WhatsApp ziet, verwacht je snel een antwoord, toch?
De grootste uitdaging zit in verwachtingenmanagement, in draagvlak en het elkaar houden aan afspraken die werkbaar en productiever zijn. In plaats van afspraken die de werkdruk verhogen en alleen maar efficiëntie toevoegen, zonder effectief te zijn.
We zitten in een afleidingseconomie
Als or-lid wil je creatief en geconcentreerd kunnen werken. Individueel en in teamverband. Maar met de huidige manier van werken met digitale media zitten we in een afleidingseconomie waar iemand ‘storen’ de normaalste zaak van de wereld is.
Sterker nog; we zijn zelf onbewust ook debet aan het versterken van dit effect door onze voortdurende nieuwsgierigheid. We zijn namelijk zelf onze grootste afleider! De cijfers zijn verbazingwekkend. We kijken bijvoorbeeld meer dan 200 keer per dag op onze telefoon.
E-mail etiquette
Een van de punten waar ik al jaren aandacht voor vraag, is de e-mail etiquette. Waarom een mail beantwoorden naar alle ontvangers of van die nutteloze mailtjes sturen met alleen ‘bedankt’ of ‘doe ik!’. Dit zorgt voor overvolle mailboxen en dus irritatie.
Er zijn diverse mogelijkheden en oplossingen om digitaal veel effectiever te werken. Zo kun je bijvoorbeeld samen in je or aan de hand van een e-mail etiquettespel tot heldere afspraken komen.
Goed samenwerken is op zichzelf al moeilijk genoeg, laat staan als samenwerken vaak op afstand gebeurt. Soepel digitaal samenwerken in een team is een vaardigheid waar je actief aan zult moeten werken. Dat levert je vervolgens meer effectiviteit op en besparing van tijd.
Lees ook:
- Verdeel het leiderschap binnen de or en bereik meer
- Met je bestuurder werken aan betere besluitvorming
- Beter functioneren als team
- Hoe or-werk veel effectiever en leuker kan
Tip! Trainer en innovatiecoach Bouke van Kleef verzorgt de teamsessie ‘Samenwerken in de digitale or’ tijdens het event Het ideale or-team op 3 december.
Hier leer je wat wel en wat niet werkt in digitale teams en welke tools goed aansluiten bij de or-praktijk. Met veel tips voor sneller en effectiever werken.
Het ideale or-team is een interactieve dag met topsprekers, waarbij theorie, praktijk, ervaringen en inspiratie samenkomen. Bekijk het programma van deze dag.
Geef een reactie