Ambtelijk secretaris: focus op je persoonlijke ontwikkeling

Als ambtelijk secretaris komt er veel op je af. De ondernemingsraad loslaten is het beste wat je voor de medezeggenschap kunt doen. Leer energievretende patronen te doorbreken, bij jezelf en binnen de or. Hoe pak je dat aan?

Door Michiel van Vliet

Tijdens de studiedag voor ambtelijk secretarissen op 29 september 2020 ligt de focus op persoonlijke ontwikkeling. Dit is wat mij betreft het centrale thema in de ontwikkeling van een volwassen medezeggenschap. Niet alleen voor ambtelijk secretarissen maar voor alle or-leden.

• Tip! Tijdens de Studiedag Ambtelijk Secretaris op 29 september leert keynotespreker Arthur Hol je hoe de ambtelijk secretaris de medezeggenschap daadwerkelijk kan versterken.

Leer reflecteren op je gebruikelijke reactiepatroon

Als ambtelijk secretaris moet je stevig in je schoenen staan. Je moet kunnen omgaan met conflicterende belangen, gezamenlijk komen tot goede en breed gedragen besluiten en samenwerken met veel mensen, ook mensen die je minder goed liggen. Daarbij heb je ongetwijfeld te maken met weerstandsgedrag, ongeduld, onbegrip, boosheid, passiviteit en meer. Bij jezelf en bij anderen.

Als je leert reflecteren op je gebruikelijke reactiepatroon en doorziet waar je steeds vastloopt of dingen doet die je eigenlijk niet wilt, kun je bewust kiezen om het anders te gaan doen. Om je rol als ambtelijk secretaris zo in te vullen dat de or als autonoom orgaan het best tot zijn recht komt.

Een stapje terugzetten

De ondernemingsraad tot zijn recht laten komen, doe je niet door jezelf onmisbaar te maken. Wees liever onzichtbaar. Daarmee bedoel ik: durf een stapje terug te zetten. Ik zie veel ambtelijk secretarissen heel hard werken omdat ze zich verschrikkelijk verantwoordelijk voelen. Spin in het web, de enige professional binnen de or, de continue factor.

Als de or iets laat liggen, pakken zij het op of blijven vragen stellen. Ze maken zichzelf onmisbaar door overal in te springen en zeggen: ‘Ja maar, als ik het niet doe, dan gebeurt het niet.’ Geven ze een advies dat niet wordt opgevolgd, dan proberen ze opnieuw te overtuigen. ‘Want als ze mijn advies niet opvolgen, dan gaat het fout!’ Prima, laat het dan maar fout gaan en neem achteraf de tijd om te evalueren.

Kromme tenen

Als ambtelijk secretaris blijf je dus uit de inhoud. Je houdt je bezig met processen en procedures en speelt waar nodig advocaat van de duivel om de discussie op gang te brengen. Ook al staan je tenen nog krom als je thuis je schoenen uittrekt, wat de or besluit is aan de or. Wat jou te doen staat is leren loslaten.

Draag niet langer bij je wat niet van jou is. Als je dat leert, voel je je vrijer en gelukkiger, wat er weer voor zorgt dat je energie hebt voor zaken zie echt op je bord liggen.

Energievretende patronen doorbreken

Ik gun iedereen een vrij en gelukkig leven. Daarom besteed ik in mijn trainingen veel aandacht aan bewustwording van patronen zoals hierboven beschreven. Wil je die energievretende patronen doorbreken, bij jezelf en binnen de ondernemingsraad, dan is het nodig om stil te staan en te benoemen wat er speelt, zonder oordeel.

Hier ligt een mooie rol voor de ambtelijk secretaris. Bewustwording aanwakkeren door or-leden individueel en als groep steeds een spiegel voor te houden. Stel, een of meerdere or-leden komen altijd onvoorbereid naar de vergadering. Die leden zijn eerder een last dan van toegevoegde waarde. Maak dat als ambtelijk secretaris bespreekbaar.

Vel geen oordeel

Bijvoorbeeld door te zeggen: ‘Het valt me op dat jij je niet voorbereidt. Wat heb je nodig om dat wel te doen?’ Je velt geen oordeel maar nodigt hem of haar in het hier en nu uit de eigen verantwoordelijkheid te nemen.

Dan gebeurt er wat anders dan wanneer je denkt: hij bereidt zich nooit voor, daar hoef ik dus niks van te verwachten, dat is weer meer werk voor ons, enzovoort, enzovoort, bevestiging van je eigen gelijk, ergernis enzovoort. Patronen doorbreken is zeker niet makkelijk, maar goed te leren, enorm bevrijdend en geweldig voor je effectiviteit. Je zet er jezelf echt mee op de kaart.

Michiel van Vliet, zetje.nl.

Lees ook:

• De ambtelijk secretaris als sociaal werker: 4 tips
• Het or-secretariaat: de smeerolie van de medezeggenschap
• Organiseer het or-secretariaat, er is alle reden toe