In het beleid voor ziekteverzuim gaat doorgaans de meeste aandacht uit naar begeleiding en re-integratie van zieke medewerkers. Terwijl de grootste winst is te behalen met preventie van ziekteverzuim. De ondernemingsraad kan hier goed een actieve en stimulerende rol spelen.
Door Koen Langenhuysen
Voor een preventieve verzuimaanpak is eerst een goede analyse nodig van het ziekteverzuim en de werkgebonden oorzaken daarvan. Hieronder worden vier onderdelen van zo’n verzuimanalyse geschetst. Wat daarbij vooral telt, is een onderzoekende blik en de wil om steeds tot verbeteringen te komen.
Ziekteverzuimcijfers: het liefst per afdeling
Ziekteverzuimcijfers zijn pas echt zinvol als ze per afdeling een indicatie geven over de omvang en aard van het ziekteverzuim.
Naast de hoogte van het ziekteverzuim (het verzuimpercentage) is ook de verzuimduur van belang; hoe lang zijn zieke medewerkers gemiddeld afwezig?
Door van alle afdelingen beide aspecten in kaart te brengen, worden opvallende punten zichtbaar. Dan kan er een passende aanpak per afdeling tot stand komen.
- Tip: Tijdens de OR wetgeving en actualiteitendag op 10 juni 2020 zet Koen Langenhuysen alle relevante Arbo-ontwikkelingen op rij, waaronder de recente richtlijn over taakdelegatie van bedrijfsartsen.
Kort verzuim
Als een afdeling bijvoorbeeld opvalt door veel kort verzuim, dan kan daar sprake zijn van een slechte werksfeer. Medewerkers ervaren weinig binding met het werk, kunnen gemist worden, of de onderlinge verhoudingen zijn niet goed.
Een tweede mogelijkheid is dat medewerkers door piekbelasting een hoge herstelbehoefte hebben. Verder kan hier spelen dat de verzuimdrempel laag is; de leidinggevende reageert te weinig op ziekmeldingen.
Middellang verzuim
Is het middellang verzuim (tussen 1 en 6 weken) relatief hoog, dan kan dat komen doordat de leidinggevende en zieke medewerker pas in actie komen na een probleemanalyse door de bedrijfsarts.
Lang verzuim
Valt tenslotte vooral het lang verzuim in een afdeling op, dan kan dat een aanwijzing zijn voor zware lichamelijke of geestelijke arbeidsomstandigheden. Maar het kan er ook op duiden dat de verzuimbegeleiding niet adequaat is, waardoor verzuim onnodig lang duurt.
Bij opmerkelijke ziekteverzuimcijfers op afdelingen zal steeds nagegaan moeten worden wat daar ziekmakende factoren zijn, vooral door gerichte afdelingsgesprekken.
Bevindingen van bedrijfsarts en vertrouwenspersoon
Ook de bedrijfsarts kan belangrijke signalen geven. Hij/zij krijgt door de verzuimspreekuren inzicht in de belangrijkste werkgebonden oorzaken van ziekte. Het is goed als de organisatie en ondernemingsraad regelmatig inzicht krijgen in deze verzuimoorzaken, bijvoorbeeld door gesprekken of (kwartaal)rapportages.
Ook bevindingen van de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en van de eventuele bedrijfsmaatschappelijk werker kunnen inzicht geven in werkgebonden verzuimoorzaken.
Een voorbeeld. Maar liefst één op de zes verzuimgevallen blijkt als achterliggende oorzaak een ernstig financieel (schulden)probleem te hebben.
Analyseren met arbo-instrumenten
De Arbowet schrijft voor dat een werkgever regelmatig onderzoeken laat uitvoeren naar de stand van de arbeidsomstandigheden in de eigen organisatie. Zo is er de RI&E; de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie. Bij een preventief verzuimbeleid past een RI&E-opzet die er geheel op gericht is om al de belangrijke arboknelpunten op te sporen en aan te pakken.
Een RI&E-rapport opstellen puur en alleen om aan de wettelijke verplichting te voldoen, hoort daar niet bij. In een grondig RI&E-onderzoek worden medewerkers uitvoerig betrokken bij het opsporen van arbo-knelpunten en het vastleggen van de meest geschikte oplossingen.
Een ander, wettelijk voorgeschreven analysemiddel is een gericht medisch onderzoek voor medewerkers. Het wordt PAGO of PMO genoemd. Wil zo’n medisch onderzoek preventief werken, stel dan, in overleg met de bedrijfsarts, zorgvuldig vast welke onderzoeken bij welke functiegroepen nodig zijn.
Verder is het zaak om een hoge opkomst te stimuleren en met de onderzoeker afspraken te maken over een goed leesbare rapport met uitgewerkte aanbevelingen rond preventie.
Oorzaken van ziekteverzuim zijn op te sporen met een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) en een werkdrukonderzoek.
Als uit de RI&E blijkt dat in het bedrijf of in delen daarvan sprake is van hoge werkdruk, dan is een verdiepend werkdrukonderzoek wettelijk voorgeschreven.
Ongevalsanalyses
Tenslotte is inzicht in ongevallen en bijna-ongevallen van belang om toekomstige uitval van medewerkers door een incident te voorkomen. Wettelijk is registratie van ongevallen alleen vereist bij ongevallen die leiden tot een verzuim van 3 dagen of meer.
Een organisatie die wil leren van incidenten zal een ruimere registratie opzetten: ook ongevallen die leiden tot geen of licht verzuim worden dan geregistreerd, evenals bijna-ongevallen.
Verder worden ongevallen en incidenten ook volgens een vaste methode onderzocht. En regelmatig zet men op een rij welke lessen uit de (bijna)ongevallen te leren zijn.
De preventieve aanpak
Na de analyse van ziekteverzuim en de oorzaken, met de bovenstaande vier onderdelen, kan een volgende stap gezet worden: de aanpak van de voornaamste knelpunten. Dat kan zich uiten in een mix van uiteenlopende maatregelen, zoals een aanpak tot vermindering van werkdruk, een regeling voor begeleiding van werknemers met schuldenproblematiek, aanpak van fysieke belasting of gevaarlijke stoffen, betere voorlichting, enzovoort.
De keuze is uiteraard afhankelijk van de uitkomsten van de analyse. Het succes van maatregelen hangt meestal mede af van de inbreng van betrokken medewerkers daarbij.
Naast deze gerichte aandacht zijn meer algemene preventieve acties denkbaar:
- Het beter bekend maken van het wettelijk voorgeschreven arbospreekuur. Daarbij kunnen medewerkers met gezondheidsklachten die mogelijk werkgebonden zijn, bij de bedrijfsarts langs voor een preventief consult.
- Het opstellen van een regeling arbo bij inkoop of investering. Een investering in ver- of nieuwbouw of de aanschaf van een nieuwe machine is bepalend voor de arbeidsomstandigheden voor een lange periode. Ook de inkoop van gevaarlijke stoffen kan grote arbo-effecten hebben.
Om dure en ongezonde missers te voorkomen is het verstandig dat het bedrijf een aanpak uitwerkt waarbij arbodeskundigen (zoals de preventiemedewerker), medewerkers en or steeds worden betrokken bij het opstellen van een programma van eisen en bij andere belangrijke aspecten van inkoop en investering die de arbeidsomstandigheden bepalen. - Om de vitaliteit en gezondheid van medewerkers te vergroten kan een werkgever ook gezondheidsbevorderende maatregelen nemen, zoals voorlichting over (on)gezonde leefgewoontes en stimuleren van sport en beweging.
- Tenslotte is het verhogen van de bevlogenheid van medewerkers een mogelijke preventieve maatregel. Bijvoorbeeld door een aanpassing van arbeidstaken: met meer werkvariatie, regelruimte en meer oog voor individuele kwaliteiten van medewerkers.
Of door meer verantwoordelijkheden op teamniveau te leggen, te zorgen voor meer onderlinge steun en een coachende rol van de leidinggevende.
Lees ook: Hoe de or veiligheids- en gezondheidsgedrag kan beïnvloeden
Aanpak ziekteverzuim: tips voor de ondernemingsraad
Bepleit een preventieve aanpak van het ziekteverzuim. Benadruk daarbij de voordelen voor werkgever en werknemer. Vaak is het wijs om, na overleg met de bedrijfsarts, als or eerst zelf een globale analyse van het ziekteverzuim te maken, om daarmee de werkgever aan te zetten tot een uitgebreidere analyse en een gerichte preventieve aanpak.
Gebruik daarnaast, bij een eventuele wijziging van het ziekteverzuimbeleid, het instemmingsrecht om afspraken te maken. Onder meer over preventie.
Wat zegt de wet?
Een werkgever is vrij om het ziekteverzuimbeleid naar eigen inzicht in te richten. Uiteraard binnen de wettelijke kaders, zoals de Wet verbetering Poortwachter, de privacyregelgeving en de cao.
Verder heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht als het verzuimbeleid wordt aangepast. En ook over de arbo-instrumenten die hierboven zijn benoemd.
Koen Langenhuysen, or-trainer bij Fijn Werk (info@fijn-werk.nl).
Lees ook:
- Wijzigingen arboregels vragen attentie or
- ‘Samenwerking arboprofessionals moet sterk verbeteren’
- Minder verzuim in de zorg dankzij dynamische RI&E
Or wetgeving en actualiteitendag op 10 juni: in één dag helemaal bij!
Koen Langenhuysen neemt alle relevante Arbo-ontwikkelingen met je door.
De Or wetgeving en actualiteitendag op 10 juni 2020 brengt je helemaal op de hoogte van de nieuwe wet- en regelgeving en de laatste ontwikkelingen. Kennis die van belang is voor je dagelijkse or-praktijk. Bekijk het programma!
Praktijkboek arbeidsomstandigheden 2020
Het Praktijkboek Arbeidsomstandigheden ondersteunt werknemers, ondernemingsraden en VGW(M)-commissies bij hun inzet voor betere arbeidsomstandigheden. Dit boek biedt praktische en leesbare informatie die meteen toe te passen is. Bestel hier uw exemplaar!
In het kader van terugdringen ziekteverzuim en behoud van personeel is het belangrijk conflicthulp toe te voegen aan het de preventieve maatregelen!
In de meeste organisaties en bedrijven is professionele conflicthulp achterwaarts gekoppeld, na bezoek aan de bedrijfsarts. Dat is te laat! Dan kom je in de sfeer conflictafhandeling terecht en kost het alleen nog maar energie, geld en je personeel. Het is belangrijk dat in organisaties de switch wordt gemaakt naar conflictoplossing ipv conflictafhandeling. Middels 1) transformatieve conflictcoaching en 2) conflictbemiddeling. Dan levert conflict wat op, namelijk verbinding, creativiteit en persoonlijke groei!