Kies niet automatisch voor een or-lid als secretaris

Het or-werk wordt steeds complexer. Kies daarom niet automatisch voor een or-lid als secretaris. Het mag anders: een freelance ambtelijk secretaris, de uitvoering van het secretariaat bij niet-or-leden of extern. Als de medezeggenschap maar goed gemanaged wordt. Daar heeft de bestuurder ook belang bij.

Door Tineke de Rijk

Een bekende or-quizvraag luidt: is het volgens de WOR vereist om een voorzitter en secretaris te kiezen? Negen van de tien keer is het antwoord ja. Maar dat klopt niet.

Want in WOR art. 7 staat: de or ‘kiest uit zijn midden een  voorzitter en een of meer plaatsvervangende voorzitters.’ Dit omdat de or ‘qua rechte’ vertegenwoordigd dient te worden. Een dergelijke verplichting geldt niet voor een of meer uit de or-leden te kiezen secretarissen.

• Tip: Versterk als secretaris je rol in tijden van verandering, tijdens de Studiedag Ambtelijk Secretaris op 29 september. Je krijgt nieuwe inzichten in actualiteiten en handvatten om je kennis in 1 dag bij te spijkeren.

De voorziening in het secretariaat

Wel vermeldt WOR artikel 14.e, dat de or in het eigen reglement ‘de voorziening in het secretariaat’ moet opnemen. Dat biedt de basis voor vele varianten om het secretariaatswerk vorm te geven. Maar niets regelen en bijvoorbeeld het maken van de notulen per or-vergadering laten rouleren is geen optie en in strijd met de WOR.

Kies niet automatisch voor een or-lid als secretaris

Overigens kiezen de meeste ondernemingsraden in de praktijk een secretaris uit hun midden. Die vormt dan met de voorzitter het dagelijks bestuur’ (DB) van de or. Bij grotere ondernemingsraden bestaat dit bestuur dan vaak uit vier or-leden, en zijn er vicevoorzitters en vicesecretarissen. Dat maakt het meer mogelijk om onderling taken te verdelen en het or-werk te ‘managen’.

Een ambtelijk secretaris

Bij veel ondernemingsraden neemt de werkdruk toe van de secretaris die ook ‘gewoon’ or-lid is. Dit komt mede doordat het or-werk steeds complexer wordt en het secretariaat heel wat meer verantwoordelijkheden krijgt dan de basistaken van notuleren, agenda’s opstellen en archiveren.

De meeste grote concerns kennen om die reden een ambtelijk secretaris die als onafhankelijke partij het hele overlegproces organiseert, inhoudelijk voorbereidt en vanuit juridisch oogpunt de verschillende procedures bewaakt en vormgeeft.

Ontwikkeld tot specifiek beroep

In de afgelopen decennia heeft de functie van ambtelijk secretaris zijn zich tot een specifiek beroep ontwikkeld. Deze secretarissen zijn vaak al langer bij het medezeggenschapsproces in de organisatie betrokken. Daardoor kunnen ze over een schat aan kennis en ervaring beschikken en zijn ze meer dan eens een ‘wandelend archief’.

Bovendien kan men, door geen or-lid te zijn, een bemiddelende rol in de relatie tussen de bestuurder en de or spelen. Ambtelijk secretarissen kunnen zowel in loondienst zijn als op freelance-basis werken. Dat laatste biedt met name de kleinere organisaties veel mogelijkheden. En als je voor meerdere bedrijven werkt, kan dat qua inzichten in de medezeggenschap ook veel opleveren.

Een schaap met vijf poten

Een niet optimaal functionerende voorzitter is door de andere or-leden wel op te vangen. Bijvoorbeeld door iemand anders technisch te laten voorzitten als dat hem of haar niet goed afgaat. Dit geldt niet voor een or-secretaris die om wat voor redenen dan ook niet toekomt aan de notulen maken, pas op het laatste moment de agenda’s verstuurt, van het archief een potje maakt en geen overzicht heeft van wat er op langere termijn op de or afkomt. Of het met zijn/haar werk zo druk heeft dat het or-secretariaat erbij inschiet.

Maar welke begrijpelijke redenen er ook zijn: de or functioneert dan onder de maat. Hij kan dan zelfs in de problemen komen als bij een juridische procedure de benodigde stukken ontbreken en/of het advies van de or niet goed is geformuleerd.

Secretariaatswerk verschuift naar het managen van processen

Een or bestaat uit gekozen leden en het is de vraag of daar de benodigde kwaliteiten voor het secretariaat onder te vinden zijn. Bovendien moet dit ondertussen een schaap met vijf poten zijn. Want van administratief en organisatorisch werk verschuift het secretariaatswerk steeds meer naar het managen van processen, het aansturen van de or-commissies, het afstemmen van de or-agenda op die van de bestuurder, HR en de RvC, en het communiceren met de achterban.

Zo wil menige or al in een voorfase van de besluitvorming betrokken worden bij de strategische ontwikkelingen in de organisatie in een artikel 24.2-vergadering waarbij de Raad van Commissarissen of Toezicht aanwezig is.

Het DB van een grote cor is feitelijk een managementteam

Die informatie omzetten naar de agenda van de (c)or, het overleg en de verschillende commissies of werkgroepen, vereist het vermogen in de gaten te houden wanneer actie van de or vereist is – gevoel voor timing, dus.

En het vermogen om te plannen, zoals voor het tijdig inschakelen van interne en externe deskundigen om tot een oordeel te kunnen komen, informeel overleg met de bestuurder, de or-leden aansturen om hun taken op te pakken en het bij ingrijpende kwesties afstemmen met de vakbonden.

Plus het alert zijn op het moment dat er een adviesaanvraag moet komen en daarvoor, vóór het overleg met de bestuurder, een formele procedure ontwikkelen, binnen het kader van de WOR. Los van de benodigde kwaliteiten ontbreekt daar nogal eens de tijd voor.

Niet alleen belang or

Het secretaris zijn van (c)or verschuift steeds meer van af te bakenen administratieve klussen naar organisatorische taken. Zo vormt het DB van een grote centrale ondernemingsraad, zeker in een internationaal concern, feitelijk een managementteam. Daarbij spelen niet alleen de belangen van de raad.

Ook bestuurders, het moederconcern en een raad van commissarissen hebben er belang bij dat de medezeggenschapsprocessen juridisch juist verlopen en de besluitvorming niet stagneert.

Recentelijk bijvoorbeeld, nam de cor van het Nederlandse deel van Danone het initiatief om een RvC van de grond te krijgen. Dit omdat er door het ontbreken daarvan een vacuüm in het verkrijgen van informatie en organiseren van het medezeggenschapsproces ontstond. Het DB van de cor verbindt zo de internationale en nationale netwerken met elkaar.

Professioneel aanpakken

Een professionele or beseft het belang van een goed functionerend DB en secretariaat. Het DB ontwikkelt zich als ‘managementteam’ en heeft overzicht van de secretariaatstaken en wat daarvan uitbesteed kan worden.

Zo kan, door een goede notulist in te huren, de gekozen secretaris meer tijd krijgen om het or-werk te managen. Dat geldt des te meer bij de steun van een – externe – ambtelijk secretaris. Dit kan ook een goede functie voor voormalige en nog betrokken or-leden zijn. Kies dus niet automatisch voor een or-lid als secretaris. Het kan en mag anders.

• Tip: meer lezen? bestel het boek Or en de ambtelijk secretaris.

Lees ook:

• Het or-secretariaat: de smeerolie van de medezeggenschap