Ondernemingsraad, bestuurder en vertrouwenspersonen hebben elk hun eigen rol als het gaat om het verbeteren van het werkklimaat binnen een organisatie. Voor de or en de vertrouwenspersoon moet het vanzelfsprekend worden om geregeld contact te hebben. ‘Je kunt elkaar perfect versterken.’
Door Harry Hartmann
Er is een wereld te winnen
Medewerkers kunnen een vertrouwenspersoon om hulp vragen bij schendingen in de omgangsvormen en integriteit. Dit wordt ook wel de sociale integriteit en de zakelijke integriteit genoemd. Onder sociale integriteit wordt psychosociale arbeidsbelasting (PSA) gerekend. Drie aspecten hiervan staan hoog op de agenda van veel organisaties: werkdruk, seksuele intimidatie en agressie en geweld.
Onderdeel van het arbobeleid
Beleid rond PSA is, voor een ondernemingsraad, onderdeel van de behandeling van het arbobeleid. Hier heeft de or instemmingsrecht op allerhande regelingen, net als over aanpassingen in het integriteitsbeleid van de organisatie.
Een geanonimiseerd rapport
De vertrouwenspersoon hoort jaarlijks een geanonimiseerd rapport te maken, met daarin een overzicht van de meldingen die behandeld zijn. Meestal wordt dit rapport in een jaarlijks gesprek met de or en de bestuurder besproken. De or krijgt zo een goede indruk van hoe het ervoor staat op de gebieden van PSA en integriteit binnen de afdelingen, en kan dat als input gebruiken voor de overlegvergadering.
- Tip: Bij de aanstelling van vertrouwenspersonen heeft de or een belangrijke en actieve rol. Hoe je daar invulling aan kunt geven leer je tijdens de opleiding OR en de vertrouwenspersoon op 15 september.
De plicht om PSA tegen te gaan
Volgens de Arbowet moet de bestuurder, vanuit zijn zorgplicht, preventief beleid organiseren om PSA tegen te gaan. Veel bestuurders vertalen die vereiste in het aanstellen van één of meer vertrouwenspersonen.
Voor aanpassingen op het gebied van PSA- en integriteitsbeleid moet de bestuurder de ondernemingsraad om instemming vragen. Dat geldt ook voor het aanstellen van een vertrouwenspersoon of het aanpassen van de meldcode voor integriteitsincidenten. Daarnaast zijn bestuurders van overheidsinstellingen verplicht om hun integriteitsbeleid schriftelijk vast te leggen en jaarlijks een integriteitsrapport te publiceren.
Versterking op het gebied van PSA
De or en de vertrouwenspersoon zijn ook op een praktische manier met elkaar verbonden. De or kan de rol van de vertrouwenspersoon helpen versterken. Uit de Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) blijkt periodiek of werknemers bij grote veranderingen bedrijfsmatig aan risico’s onderhevig zijn. Dit om vervolgens de risico’s weg te nemen via een plan van aanpak.
PSA is één van die risico’s. De uitkomst van de RI&E en het plan van aanpak moeten duidelijk maken hoeveel uren een of meer vertrouwenspersonen nodig hebben voor de omgangsvormen. Als bijvoorbeeld gemeten is hoeveel klachten er zijn over werkdruk of onveiligheid, dan is die inschatting goed te maken.
Aangezien de RI&E instemmingsplichtig is, kan de or de RI&E afkeuren wanneer de organisatie er onvoldoende uren voor inruimt.
Daarnaast is er instemmingsrecht als er een Regeling Vertrouwenspersonen komt. Behalve over de tijdsinvestering, kan de or ook meedenken over hoeveel vertrouwenspersonen er nodig zijn en of daar externen bij nodig zijn.
- Lees ook: Checklist: ondernemingsraad en de RI&E
Veel kansen voor een goede samenwerking
Er liggen dus veel kansen voor een goede samenwerking. Door kennis te delen over (geanonimiseerde) ervaringen op de werkvloer van de vertrouwenspersoon, en door het bespreken van belangrijke beleidsontwikkelingen van bestuurder met de or. Ook helpt samenwerking om te zorgen voor een goede infrastructuur voor vertrouwenspersonen.
Op het gebied van integriteit kunnen zij met elkaar overleggen of bijvoorbeeld de meldregeling voldoende veilig, werkzaam en bekend is. Zo vullen de twee partijen elkaar goed aan.
De vraag die dit alles oproept is: voldoet één jaargesprek voor or en vertrouwenspersoon om elkaar goed te informeren en elkaar goed in te zetten?
Ervaringen van een vertrouwenspersoon
Henk van den Boogaard is al tientallen jaren vanuit zijn eigen bedrijf extern vertrouwenspersoon bij meerdere organisaties. Hij is ook één van de opleiders van de Leergang vertrouwenspersonen van het CAOP. In opleidingen en advisering maakt hij zich sterk voor de kwaliteit van het vertrouwenswerk in bedrijven en organisaties. Welke ervaringen heeft hij als vertrouwenspersoon met ondernemingsraden op het gebied van samenwerking?
Voor omgangsvormen en integriteit
‘Allereerst is het goed te weten dat vertrouwenspersonen er zowel zijn voor de omgangsvormen (O) als voor de integriteit (I). Beide gebieden overlappen elkaar sterk. Waar een vermoede integriteitsschending plaats vindt, is vaak ook sprake van intimidatie, bijvoorbeeld om iets stil te houden.
‘De meeste vertrouwenspersonen zijn tegenwoordig dan ook vertrouwenspersoon O en I. Het O-deel is gekoppeld aan Arbo- en Klachtenregeling, en het I-deel aan de Wet Huis voor klokkenluiders en Meldregeling. Het deel I is wettelijk verplicht. Het O-deel is ondertussen een vanzelfsprekendheid, en getoetst door de Inspectie SZW.’
Vertrouwenspersonen staat te veel in de wachtstand
Over de samenwerking met or’s zegt Van den Boogaard: ‘Mijn ervaring is dat de vertrouwenspersoon in de praktijk geen vanzelfsprekende gesprekspartner voor de or is, waardoor er geen samenwerking ontstaat. Ondernemingsraden denken misschien dat alles rond de vertrouwenspersoon vertrouwelijk is en houden dus afstand. Tegelijkertijd willen vertrouwenspersonen meestal wel dat de or ze uitnodigt, en verwachten ze dat die de eerste stap zet. Ze staan daarmee te veel in wachtstand.’
Een wereld te winnen
Hij vervolgt: ‘Vertrouwenspersonen focussen eerder op een actieve rol bij het begeleiden van individuele medewerkers dan op een beleidsmatig actieve rol richting directeur of ondernemingsraad. Maar naast het opvangen van personeelsleden, heeft de vertrouwenspersoon ook als formele taken in een organisatie: het signaleren van zaken over omgangsvormen en integriteit, en het adviseren voor verbeteringen. Dit doet een vertrouwenspersoon onder meer in het jaarverslag. Maar het kan ook in gesprekken met bestuurder en ondernemingsraad gebeuren.’
Van den Boogaard vindt dat er nog een wereld winnen is. ‘Misschien is het voor een externe vertrouwenspersoon gemakkelijker om deze taak op te pakken dan voor een interne functionaris.’
Betrek elkaar meer
Van den Boogaard benadrukt dat het belangrijk is dat het vanzelfsprekend wordt om met elkaar contact te hebben. Dat geldt voor het contact tussen vertrouwenspersoon en or, maar ook tussen vertrouwenspersoon en directeur. ‘Als je elkaar niet goed betrekt, heb je het gevaar van territoriumdrift: het afschermen van je acties en plannen ten opzichte van elkaar.
Betrek elkaar dus meer. Je hoeft niet met de hele or regelmatig contact te hebben. Dat kan ook verlopen tussen een commissie of het Dagelijks Bestuur van de or en de vertrouwenspersoon. Voer bijvoorbeeld drie gesprekken per jaar, en meer als dat zinvol is.’
Or kan de trends op de agenda plaatsen
De ondernemingsraad kan de vertrouwenspersoon vertellen welke beleidsmatige ontwikkelingen hij binnen de organisatie ziet. De vertrouwenspersoon kan de or op haar beurt wijzen op situaties die voorkomen op de werkvloer.
Van den Boogaard: ‘Let op dat de or niet ingaat op individuele kwesties, want dat doet de vertrouwenspersoon al. Maar de globale trends die de vertrouwenspersoon ziet, zowel in integriteit als omgangsvormen, kan de or vervolgens wel op de agenda met de bestuurder plaatsen of meenemen in de overwegingen bij adviezen.’
Steeds meer taken
‘Het or-werk lijkt zich steeds verder uit te breiden,’ zegt Van den Boogaard. ‘Steeds meer taken komen op zijn bordje terecht, ook vanuit zijn stimulerende taak. Deze trend is ook te zien bij het vertrouwenspersonenwerk.
De combinatie integriteit en omgangsvormen bepaalt meer en meer de agenda van de vertrouwenspersoon. Zoek elkaar dus vaker op. Waarom niet de vertrouwenspersoon een sessie deskundigheidsbevordering laten organiseren voor de or, of omgedraaid? Je kunt elkaar perfect versterken.’
Harry Hartmann, or-trainer en extern vertrouwenspersoon namens het CAOP (h.hartmann@caop.nl).
Lees ook:
Opleiding: Or en de vertrouwenspersoon
Bij de aanstelling van vertrouwenspersonen heeft de ondernemingsraad een belangrijke en actieve rol. Hoe je daar invulling aan kunt geven leer je tijdens de opleiding OR en de vertrouwenspersoon, verzorgd door Dick Onvlee op 15 september.
Geef een reactie