Tips: hoe de or effectief online kan vergaderen

De coronacrisis is nog lang niet voorbij en er liggen, ook voor de ondernemingsraad, nog veel lastige besluiten in het verschiet. Dat vraagt om veelvuldig en adequaat overleg, en dus om online-vergaderen met discipline en diepgang. Leer van expert Rob de Haas hoe je echt effectief online kan vergaderen.

Door Rob de Haas

Bij online vergaderen valt een groot deel van de non-verbale communicatie weg. Daarom is het van belang om vooraf de verwachtingen van het overleg goed met elkaar te delen, ze nog meer expliciet te maken dan voor de Coronatijd het geval was.

• Tip! Rob de Haas, internationale autoriteit op het gebied van creatief denken en effectief vergaderen, verzorgt op vrijdag 26 juni het live webinar Optimaal online vergaderen voor de or. Hij leert je het maximum uit je online or-vergaderingen te halen. Schrijf je nu in!

Het managen van de verwachtingen

Bij het managen van de verwachtingen komen de volgende vragen aan de orde: Wat is de beoogde opbrengst bij de agendapunten, wat is de waarde van het eindresultaat van het overleg? En hoe zorgen we ervoor dat we een professionele discussie voeren die nodig is om tot een verantwoord besluit te komen?’

Ga bij het overleg uit van deze goed werkende overlegprincipes/gedragscodes uit de praktijk:

• Installeer jezelf op je gemak, 10 minuten vooraf. De leider 15 minuten vooraf
• Deel de discussie over belangrijke zaken op in bouwstenen van 10-15 minuten
• Voor elke reactie of bijdrage vermeld je je naam
• Bij dialoog en debat: maximaal zes tot acht mensen actief
• Respecteer de afgesproken rollen
• Respecteer ‘code rood’: bij afhaken, niet meer kunnen volgen van de discussie roep je ‘code rood’ en vraag je het team hoe je weer kunt aanhaken
• Check-in en check-out gezamenlijk
• Verwelkom nieuwe deelnemers

Media zien als ‘vergaderruimten ’ voor specifieke doelen

Organisaties gebruiken een bepaalde technologie om het virtueel vergaderen te faciliteren. Op die manier kent iedereen zo zijn eigen virtuele kantoor en virtuele vergaderplekken. Afhankelijk van de mate van interactie kun je het medium kiezen. Bij de keuze kun je onderstaande uitgangspunten gebruiken.

1. E-mail: een-op-een uitwisseling van informatie en individuele feedback
2. Chat: check-in grote groepen en eenvoudige vraag-antwoord ronde
3. Telefoon: eenvoudige informatie-uitwisseling + check-in grote groep
4. Video-conferencing: discussie en dialoog rond belangrijke thema’s.

Geef overleggen verschillende namen

Naast hoofdcategorieën zoals de meer bekende dag- en weekstart, de tactische meetings (uitvoerend/korte termijn) of de strategische vergaderingen (richtinggevend/middellange en lange termijn), kun je veel voorkomende meetings ook van een naam voorzien. Daarmee bepaal je de context voor de verschillende soorten overleg en vergadering binnen de organisatie.

Op die manier komt er meer rust en structuur in de dag- en weekritmes van iedereen en kun je gemakkelijker ruimte creëren voor ‘deep work’; geconcentreerd werken aan een complexe klus.

Naamgeving meeting/overleg

Je kunt vergaderingen de naam geven van de groep die een duidelijke opdracht heeft, zoals:

• Stuurgroep
• Projectteam
• Team wonen
• Coronateam
• Team opvang
• Teamleiding
• Bedrijfsvoering
• Kwaliteit
• Or/mr

Je kunt vergaderingen de naam geven van de hoofdactiviteit die centraal staat, zoals:

• Evaluatie/beoordeling
• Terug-vooruitblik
• Koffiebreak/lunch/borrel
• Verkenning
• Informatie
• Probleem oplossen
• Brainstorm
• Voortgang
• Time-out
• Prioritering/prio
• visie
• Start
• Finish

Tip! Met de kennisbank OR in de praktijk heb je altijd toegang tot een schat aan tools, adviezen en artikelen. Nu met vrij toegankelijk Coronavirusdossier. Neem nu een abonnement met 50% korting!

Online vergaderen: zorg voor rust en structuur

Goed digitaal vergaderen vraagt van alle deelnemers een goede voorbereiding. Rust en structuur zijn daarbij belangrijk. Vergaderen zoals dat voor het Corona-tijdperk gebeurde wordt in digitale vorm al snel saai en heel vermoeiend. De volgende twee interventies zorgen voor meer structuur en rust:

Uitdagend doel/agendapunt

Geef deelnemers duidelijke rollen, zodat helder is wat van hen verwacht wordt

Als je vooraf weet welke rol je hebt, weet je ook beter wat er van je verwacht wordt in de discussie. Een eerste rolverdeling die je kunt introduceren kan de volgende zijn:

1. Voorzitter: leiden van de besprekingen + wijzen op afwijkende toon en afwijkend gedrag + bewaken van de gedragscodes
2. Verslaggever/tijdbewaker
3. Expert: geeft inhoudelijke, specifieke meerwaarde aan discussie
4. Leden: inbrengen eigen kennis en ervaringen + te nemen besluiten hebben direct invloed op uitvoering van het werk

leiding geven aan digitaal overleg

Geen of beperkte non-verbale communicatie vraagt een extra inspanning van de voorzitter. Je moet als voorzitter alertheid ontwikkelen voor een afwijkende toon, ondermijnend gedrag of gedrag wat het tempo van de discussie eruit haalt. Meer dan in fysieke vergaderingen vraagt digitaal vergaderen om een strakke regie, waarin snel en direct zaken worden uitgesproken.

Voor de vergadering

• Verbind de mensen met elkaar door bij inloggen ruimte te bieden voor small talk over de Corona- context + nodig ze uit om hun rollen toe te lichten.

de eerste vijf minuten

• Neem na het formele welkom de opbouw van de agenda door, welke thema’s aan bod komen en wie wat gaat presenteren.
• Herhaal in eigen woorden enkele afgesproken gedragscodes.

tijdens de meeting

• Bij aanvang discussie: licht het belang van een succesvolle uitkomst toe.
• Knip de discussie in eenvoudige bouwstenen. Door de bespreking op te knippen in onderdelen van 10-15 minuten, kan iedereen de bespreking gemakkelijker volgen. Zo’n indeling van de discussie zou de volgende kunnen zijn:

• • Stap 1: Verkennen van probleem of situatie
  • Stap 2: Verbreden door vanuit verschillende invalshoeken naar de situatie te kijken
  • Stap 3: Prioriteiten en conclusies
  • Stap 4: Besluiten en acties

De Praktijk

Voorbereiding

• Verstuur tijdig de uitnodiging
• Bij plannen van de meeting: beperk het aantal discussiepunten tot maximaal twee, drie, die in maximaal 1,5 uur te bespreken zijn. Overweeg anders de vergadering op te knippen in meerdere momenten.

Uitvoering

• Laat iedereen inloggen/inbellen met naam en locatie (zeker bij overleg met externen)
• Start met de eigenaar van het agendapunt uit te nodigen zijn standpunt toe te lichten
• Zorg voor input van iedereen: noteer wie je gehoord hebt en wie (nog) niet.

Afronding

• Check bij besluitvorming met consensus per deelnemer akkoord/niet akkoord en zorg dat je iedereen gehoord hebt
• Laat verslaglegger de bespreking samenvatten met de belangrijkste besluiten en acties
• Publiceer besluiten en acties (inclusief deadlines) direct na afloop.

Lees ook:

• Online trainingen voor de or: effectief en efficiënt, maar …
• Crisismanagement voor de or: snelheid is nu belangrijk
• Coronacrisis en de maatregelen: wat de or moet weten