Onderhandeltips voor medezeggenschap in kleine organisaties

Vanaf vijftig werknemers is een ondernemingsraad wettelijk verplicht. Medezeggenschap in kleine organisaties steunt minder sterk op de wet. Tijd voor een personeelsvertegenwoordiging (pvt)! Lees hier welke positie je hebt in je overleg met de bestuurder, en laat je op weg helpen met deze onderhandeltips.

Door Wanne van den Bijllaardt

Pvt: wie klein is, moet slim opereren

Een personeelsvertegenwoordiging (pvt) komt er alleen als de meerderheid van het personeel erom vraagt, of als de bestuurder het initiatief neemt. Bij gebrek aan personeelsvertegenwoordiging is er een personeelsvergadering. Het is maar de vraag hoe dit wordt ingevuld. Als je medezeggenschap wil, dan moet je slim opereren.

Overleg met je bestuurder

De personeelsvertegenwoordiging heeft minder bevoegdheden dan een ondernemingsraad. Toch kun je veel bereiken door een slimme tactiek en de mogelijkheden in de wet te gebruiken. De pvt kan, net als de or, met de bestuurder praten over alles dat in het belang is van een goed functionerende organisatie. Overleg vindt plaats binnen twee weken als pvt of bestuurder hierom vragen. Dat geeft de pvt mogelijkheden om het beleid te beïnvloeden.

• Tip! Het boek Ondernemingsbeleid or/pvt is een praktische gids voor deskundigheidsbevordering van medezeggenschappers op het gebied van beleid en ontwikkeling van de organisatie.

Bespreek de algemene gang van zaken

Hiernaast bespreekt de pvt ten minste eenmaal per jaar de algemene gang van zaken met de bestuurder. Voor dit overleg krijgt de pvt informatie over de werkzaamheden en resultaten, en over de verwachtingen voor het komende jaar. Ook het sociale beleid en een jaarrekening en -verslag komen aan bod (indien van toepassing).

Let erop dat dit overleg gepland wordt, want vaak zijn medezeggenschapsorganen en bestuurder druk met de dagelijkse zaken. Door dit overleg hoor je tijdig van de ontwikkelingen. Zo kun je ook bijtijds kijken hoe je erop kunt reageren.

• Lees ook: Overzicht: belangrijkste verschillen or en pvt

Advies- en instemmingsrecht

De pvt heeft naast het adviesrecht ook instemmingsrecht. De pvt heeft minder onderwerpen om mee in te stemmen dan een ondernemingsraad. Dat betekent dat je goed moet kijken hoe je het beleid kunt beïnvloeden. Het adviesrecht is uitgebreider dan instemmingsrecht; daar liggen voor de pvt dus meer mogelijkheden.

Als de bestuurder het advies van de pvt niet overneemt, is er helaas geen opschortingstermijn en beroepsrecht bij de Ondernemingskamer. Dat verzwakt de positie van de personeelsvertegenwoordiging. Het komt dus aan op de onderhandelvaardigheden om succes te boeken.

• Lees ook:  Adviesrecht pvt vóór oprichting?

Zes onderhandeltips voor de pvt

Het overleg is een spel. Kijk of je de bestuurder kunt overtuigen. Lukt dat niet, dan kun je onderhandelen om de verschillen te overbruggen. Zes onderhandeltips:

• Probeer eerst erkenning van het probleem te krijgen
  De pvt is er niet om problemen op te lossen. Je wilt ze signaleren. De bestuurder is sneller in beweging te krijgen als hij het probleem tot het zijne maakt. Probeer eerst erkenning te krijgen.
• Er zijn bijna altijd meerdere oplossingen
  Zodra pvt en bestuurder het probleem hebben erkend, is het tijd om over oplossingen te praten. Bijna altijd zijn meerdere oplossingen mogelijk. Bedenk vooraf wat je écht belangrijk vindt en hou dat in de gaten.
• Drukmiddel
  Bedenk vooraf wat je kunt ‘weggeven’. Als je niet verder komt, kun je altijd nog kijken of de pvt drukmiddelen kan gebruiken. Zoals publiciteit, de vakbonden inschakelen, de achterban bijeenroepen. Drukmiddelen kunnen gevolgen hebben voor de relatie met de bestuurder.
• Overleg op basis van gezamenlijke uitgangspunten
  Het is makkelijker om de bestuurder aan zijn eigen uitgangspunt te houden, dan hem te overtuigen van een andere visie. Zoek daarom naar gezamenlijke uitgangspunten in plaats van verschillen.
• Benoem het wisselgeld
  Je kunt in het overleg verschillende resultaten halen. Bedenk vooraf wat je minimaal wilt behalen. Zelfs het uitwisselen van meningen kan een (minimaal) resultaat zijn.
• Let op de verantwoordelijkheid van de pvt
  De pvt heeft een specifieke verantwoordelijkheid waaraan hij invulling moet geven. Ga daarom niet op de stoel van de bestuurder zitten. Hij neemt de beslissingen.

Werkwijze pvt

De pvt bepaalt haar eigen werkwijze. Dat geeft je veel vrijheid om het werk in te richten zoals je dan zelf wilt. Natuurlijk is het verstandig als de pvt hierover overlegt met de bestuurder. Je bereikt dan vaak meer dan als je helemaal zelf je koers uitzet.

Om met commissies te werken, heb je toestemming nodig van de bestuurder. Als deze dat niet toestaat, is het verstandig om de taken goed te verdelen. Ook kun je met contactpersonen werken die voor de pvt informatie verzamelen en dingen uitzoeken.

Doorgeefluik voor de achterban

De bestuurder wil weten wat er leeft in de organisatie. Hij vindt het draagvlak voor zijn besluiten meestal belangrijk. De pvt kan helpen door de mening van de achterban door te geven. Dit versterkt je positie aan de overlegtafel. In een kleine organisatie is het makkelijker om de mening van de achterban te peilen dan in een grote. Maak daar gebruik van.

Je kunt op verschillende manieren de achterban bereiken. Afhankelijk van het onderwerp kun je de meningen inventariseren bij het werkoverleg. Bezoek de overleggen en bespreek met de collega’s een stelling of actueel onderwerp. Dit kost tijd, maar de pvt weet dan wat er leeft en is zo goed zichtbaar in de organisatie.

Je kunt ook een enquête houden. Dat gaat sneller, maar je krijgt meestal minder informatie dan als je met de achterban in gesprek bent.

Invloed en betrokkenheid

Een pvt heeft een beperkte handelruimte. Je bent te klein om alles op te pakken en je hebt te weinig invloed om alles te kunnen bepalen. Stephen Covey geeft in het boek De zeven eigenschappen van leiderschap een handvat voor proactief handelen waar pvt’ers veel baat bij kunnen hebben. Covey spreekt over de ‘cirkel van invloed’ en de ‘cirkel van betrokkenheid’.

Deze twee cirkels tonen een duidelijk verschil tussen waar je wel of geen invloed op hebt. Steek energie in zaken waar je invloed op hebt. Dat geeft resultaat en werkt motiverend. Energie steken in zaken waar je je bij betrokken voelt zonder dat je er invloed op hebt, frustreert vaak. Jammer, want dit schaadt ook de motivatie voor het pvt-werk.

Kies je doelen

Door je consequent te richten op de cirkel van invloed, groeit deze ook. Door je aandacht te richten op wat je zelf kunt doen en je kostbare energie niet te verspillen aan klagen en fantaseren, blijft meer energie over voor beïnvloedbare zaken.

Kies samen de doelen en prioriteiten. Veel pvt’s komen hier niet uit of nemen er de tijd niet voor. Het is soms slim om een scholing te plannen en dan de doelen met elkaar te bepalen. De trainer kan de pvt helpen. Hij is onafhankelijk en kan je een duwtje geven om je prioriteiten te formuleren en de taken te verdelen.

Personeelsvergadering

Als er geen pvt is dan heb je een personeelsvergadering. Ten minste eens per jaar wordt hier de algemene gang van zaken besproken. Voor die vergadering stelt de bestuurder informatie beschikbaar over werkzaamheden en resultaten van het afgelopen jaar, de verwachtingen voor het komende jaar en algemene gegevens over het (gevoerde en te voeren) sociale beleid.

Tijdens deze vergadering kan het personeel advies uitbrengen over voorgenomen besluiten als deze leiden tot verlies van arbeidsplaatsen, of tot belangrijke verandering van arbeid, arbeidsvoorwaarden of arbeidsomstandigheden van ten minste een kwart van het personeel.

Je kunt tijdens de personeelsvergadering ook oproepen om een pvt op te richten. Daarmee kun je een stap vooruitzetten in de medezeggenschap van het personeel in een kleine organisatie.

Wanne van den Bijllaardt, opleidingsmanager trainings- en adviesbureau OR Academy.

Lees ook:

• De personeelsvertegenwoordiging en personeelsvergadering (Kennisbank Or in de praktijk)
• Overzicht: belangrijkste verschillen or en pvt
• Adviesrecht pvt vóór oprichting?