Wie is nu eigenlijk de baas in de onderneming?

Als je als ondernemingsraad werkelijk invloed wilt hebben op wat er in de onderneming gebeurt, dan moet je je verdiepen in die ene vraag: wie is er nu eigenlijk de baas in de onderneming?

Door Hans Hautvast

Stel je jezelf die vraag wel eens: wie is nou eigenlijk de baas in mijn onderneming? Als vanzelfsprekend ga je er vanuit dat dat de bestuurder is en als je erover nadenkt, dan weet je ook dat er achter die bestuurder nog wel meer mensen over de besluitvorming gaan.
Maar ja, goed overleg met de bestuurder voor elkaar krijgen is al een heel gedoe. Moet je je dan ook nog druk maken over de besturing daarachter? In dit artikel krijg je inzicht in de krachten áchter de bestuurder en wat het je oplevert als je daar meer aandacht aan besteedt.

• Tip! Hans Hautvast leert je in zijn workshop Wie is de baas in jouw onderneming? tijdens de Or Workshopdag op 5 november hoe je gebruik maakt van alle mogelijkheden die er zijn om optimaal te participeren in de ‘governance’ van je onderneming.

Statuten als bron van inzicht

Eigenlijk zou elke beginnende ondernemingsraad op een cursus moeten beginnen met de vraag: wie is er nu eigenlijk de baas in onze onderneming? Artikel 31 lid 2 WOR zegt dat elke ondernemingsraad een exemplaar moet krijgen van de statuten van de onderneming, maar als dat al wordt verstrekt, wordt er maar weinig mee gedaan.

Inzicht in de verdeling van bevoegdheden

De statuten geven inzicht in de bevoegdheidsverdeling aan de top: naast de ‘statutair bestuurder’ is er ook nog een orgaan dat bepaalde besluiten moet goedkeuren. De algemene vergadering van aandeelhouders (ava) bijvoorbeeld, of een raad van commissarissen of raad van toezicht.

Er kan ook sprake zijn van een verenigingsraad, een raad van bestuur of managementteam – alles afhankelijk van wat men precies heeft willen regelen. Kortom: een document dat het bestuderen zeker waard is. We gaan hieronder in op enkele aspecten.

• Lees ook: Gebruik deze tools voor een meer invloedrijke rol

Het structuurregime

Een wettelijke regeling voor toezicht op de besturing van een onderneming is er eigenlijk niet – althans niet in de volle breedte. Er is de zogenaamde ‘structuurwet’ uit 1971, waarin geregeld is dat er bij ondernemingen (vennootschappen, om precies te zijn) met meer dan 100 werknemers, een functionerende ondernemingsraad en een vermogen van (tegenwoordig) tenminste € 16 mln een raad van commissarissen moet worden ingesteld.

Voor alle andere typen ondernemingen bestaat zo’n verplichting niet. Wat niet wil zeggen dat er geen toezicht is. In de loop der tijd is er ook bij andere vennootschappen op vrijwillige basis een raad van commissarissen benoemd. Bij stichtingen spreekt men van raad van toezicht (rvt) en elke stichting van enige omvang heeft er inmiddels wel een.

Verplichte raad van toezicht in de zorg

Alleen in de zorg is men verplicht een raad van toezicht te benoemen, maar een duidelijke taakomschrijving ontbreekt. De meeste toezichthoudende organen ontlenen hun taak daarom, bij gebrek aan beter, aan de wettelijke bepalingen van de raad van commissarissen uit de structuurwet.

Naast deze (zeer summiere) aanwijzingen zijn er daarnaast ‘governancecodes’ ontwikkeld. Daarin wordt vaak beschreven wat men van de toezichthouder in de eigen sector meer in concreto verwacht. Ook zo’n governancecode zou in die eerste cursus van de ondernemingsraad ter sprake moeten komen, als hij er is binnen de branche waarin je werkzaam bent.

Toezichthouder redelijk autonoom

Een belangrijke taak van de raad van commissarissen in de structuurwet is benoeming en ontslag van de bestuurder van de vennootschap – een taak die bij de ‘gewone’ vennootschap ligt bij de algemene vergadering van aandeelhouders (ava). Zeg maar: bij de eigenaren.

Het voor de hand liggende beeld is nog steeds dat de eigenaar de baas is in de onderneming. In een structuurvennootschap is dat dus niet meer helemaal zo: de aandeelhouders benoemen een raad van commissarissen, die vervolgens kan bepalen wie de onderneming feitelijk gaat besturen. En bovendien: na de installatie van de eerste rvc wordt deze vervolgens op eigen gezag aangevuld.

Recht van voordracht

De ava kan slechts een voorgedragen commissaris weigeren, maar niet bewerkstelligen dat een eigen voordracht ook benoemd wordt. Overigens heeft de ondernemingsraad een recht van voordracht van ten minste een derde van het aantal commissarissen. Een recht waar nog te weinig gebruik van wordt gemaakt, zo blijkt uit onderzoek.

Maar over het algemeen kan gesteld worden dat de raad van toezicht of commissarissen redelijk autonoom is in de beslissingen die hij kan nemen.

Wie houdt toezicht op het toezicht?

Dat roept de vraag op wie de toezichthouders nou eigenlijk controleert. Formeel zijn dat de aandeelhouders in de structuurwet (en in zekere zin ook de ondernemingsraad). Maar in een rechtsvorm zonder eigenaren is dat slecht geregeld. Cliëntenraden en ondernemingsraden komen daarbij steeds uitdrukkelijker in beeld om deze rol te spelen.

Maar dat gebeurt helaas nog te weinig op basis van wettelijke regelingen. Er zijn, zoals gezegd, diverse governancecodes waarin hier aandacht voor wordt gevraagd. Die codes moeten vertaald worden naar een praktijk voor de eigen onderneming en daarin krijgt de samenwerking tussen rvt en vertegenwoordigende organen vaak een plek.

Meestal worden de intenties omgezet in harde afspraken tussen de verschillende organen hoe met elkaar om te gaan, maar vaak ook blijft het wollig. Het wachten is daarom op wetgeving, die al sinds de eeuwwisseling in de maak is. Kennelijk een ingewikkelde materie om in regels te vatten.

Daarom hieronder alvast een paar aandachtspunten.

1: De accountant

Een speciale vermelding in dit verband verdient de functie van accountant. Deze kwam tot ontwikkeling rond de eeuwwisseling van 1900. De accountant kwam op als een onafhankelijk controleur, die de boekhouding op juistheid en volledigheid moest controleren voor eigenaren die hun eigen bestuurder moesten kunnen vertrouwen.

Die functie heeft pas een wettelijke basis gekregen in 1962; daarvoor was het de beroepsgroep zelf die zijn onafhankelijkheid en betrouwbaarheid regelde. Het accountantsberoep is zeker nog niet onomstreden, maar er zijn wel tal van wettelijke verplichtingen die de accountant een positie van onafhankelijkheid en betrouwbaarheid toedichten.

De managementletter, een zeer informatief document

Voor de meeste ondernemingen is de accountant de partij die de jaarrekening controleert op juistheid en volledigheid. Het is goed gebruik (en in de meeste, zo niet alle, governancecodes vastgelegd) dat het toezichthoudende orgaan de accountant benoemt.

De accountant rapporteert ook aan de toezichthouder; een door de accountant goedgekeurde jaarrekening is een teken voor leveranciers, afnemers, maar ook voor bijvoorbeeld de belastingdienst een bewijs dat de betreffende onderneming betrouwbaar is en het gerapporteerde resultaat klopt.

Naast de officiële goedkeurende verklaring van de accountant stelt deze ook een rapport op met mogelijke aandachtspunten, verbeterpunten, risico’s en dergelijke – de zogenaamde ‘managementletter’.

Behalve de jaarrekening controleert de accountant ook of relevante wet- en regelgeving correct zijn toegepast, of de gebruikte systemen en procedures voldoende robuust zijn, enzovoort. Kortom: een zeer informatief document met het oordeel van een objectieve buitenstaander.

Bespreekrecht managementletter voor de ondernemingsraad

Deze brief wordt niet gepubliceerd en veel bestuurders doen er een beetje geheimzinnig over, maar voor de ondernemingsraad zou het een goede zaak zijn als hij de beschikking krijgt over deze brief. Het biedt immers ook de or een inkijkje in de bedrijfsvoering en de or kan de officiële bevindingen toetsen aan eigen waarnemingen.

Een gesprek tussen ondernemingsraad en accountant kan daarom zeer verhelderend werken, maar de praktijk is helaas dat dit nauwelijks nog van de grond komt. De accountant heeft een exclusieve relatie met zijn opdrachtgever (hij rapporteert uitsluitend aan het bestuur van de onderneming) en zal dus niet snel toegeven aan een verzoek van de or voor nadere uitleg.

De vuile was buitenhangen

En de bestuurder? Vaak ziet die openbaarmaking van de managementletter als ‘de vuile was buiten hangen’ (want de onderneming staat er op zijn kwetsbaarst op in deze brief) en daar moet ook de or maar liefst geen kennis van hebben.

Bespreken onder geheimhouding lijkt bovendien een zwaar middel, dus de praktijk is, dat de managementletter voor or’s vaak een bron van inzicht kan zijn, maar dat dit inzicht hem nauwelijks wordt gegund.

Bedenk echter, dat als de onderneming in zwaar weer raakt en als er geheimzinnig wordt gedaan over de exacte resultaten, die managementletter er nog altijd is. Als or kun je dan mogelijk afdwingen dat je de brief krijgt, met een beroep op de noodzaak om je taak uit te kunnen oefenen (artikel 31 lid 1 WOR). En wellicht is dit argument ook in te zetten bij minder ernstige weerssituaties.

• Lees ook: Omgaan met geheimhouding: 10 tips voor de or

2: Een buitenkans voor toezichthouders: artikel 24 WOR

De raad van commissarissen heeft, op basis van de eerdergenoemde structuurwet, onder andere tot taak, toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de hiermee verbonden onderneming.

Diezelfde zinsnede (‘de algemene gang van zaken in de onderneming’) komen we tegen in de Wet op de Ondernemingsraden en wel bij de verplichting tot overleg hierover in artikel 24. Dat is natuurlijk geen toeval. Het is de taak van de rvc toezicht te houden op de algemene van zaken en dan ligt het voor de hand dat ze aanwezig is bij het belangrijkste overleg hierover in de onderneming.

Die aanwezigheid is als het ware een buitenkans voor de toezichthouders, op voorwaarde natuurlijk dat het ook echt over die algemene gang van zaken gaat. Misschien is dat wel de reden dat veel commissarissen en toezichthouders deze ‘buitenkans’ niet zien: de bespreking van de algemene gang van zaken is vaak een monoloog van de bestuurder. Die kennen ze natuurlijk al van hun eigen besprekingen.

Zorg dus, dat je als or iets nieuws te bieden hebt, dat in het overleg zaken aan de orde komen die ook de rvc/rvt nieuwe inzichten biedt. De WOR biedt daartoe mogelijkheden genoeg.

• Lees ook: Haal meer uit het artikel 24-overleg

Een aantrekkelijke agenda

Het overleg over de algemene gang van zaken kent vaak een wat open agenda. In veel ondernemingen wordt ook wel van ‘benen op tafel-overleg’ gesproken. Hoewel dat op zichzelf ook best nuttig kan zijn, zou de or zich toch meer bewust kunnen zijn van de impact van dit overleg: laten zien aan de toezichthouder hoe het er in de onderneming aan toe gaat.

Kapstok voor een aantrekkelijke agenda kunnen de diverse bepalingen uit de WOR zijn, waar de or een taak bij heeft. Bijvoorbeeld:

• Hoe staat het met de naleving van de regels op het gebied van arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden? Heeft de OR nog zaken aangedragen die die naleving kunnen bevorderen? (artikel 28 WOR)
• Hoe staat het met het beleid ten aanzien van de verschillende in de onderneming werkzame personen? Volgens artikel 31b WOR moet de or hierover geïnformeerd worden. Gebeurt dat ook? En welke groepen kunnen dan onderscheiden worden, waar extra aandacht aan moet worden besteed?
• Hoe beoordeelt de or de beloningsverhoudingen binnen de onderneming, niet alleen van de cao-lonen, maar ook van de beloningen die hier niet onder vallen? Kan hier beleid over worden geformuleerd?
• Hoe is het werkklimaat in de onderneming? Wordt er afdoende opgetreden tegen discriminatie en worden mensen echt gelijk behandeld? Het bespreken van klachten hierover kan een goede kapstok zijn om de problematiek in kaart te brengen. Ook de resultaten van medewerkerstevredenheidsonderzoek kunnen onderwerp zijn van een dergelijk agendapunt.
• Hoe staat het met de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de onderneming? Artikel 28 WOR spreekt in dit verband van de zorg voor het milieu en van de inschakeling van gehandicapten en minderheden in de onderneming. Maar dat zijn tijdgebonden onderwerpen. In de geest van de WOR kun je dit verbreden tot een algemene verantwoording over maatschappelijk verantwoordelijk ondernemerschap.

Lees ook: Waakzame or: meer doen met artikel 28

3: Adviezen aan ‘de ondernemer’

Zoals eerder aangegeven: vaak wordt de bestuurder aangezien als ‘de baas van de onderneming’. In feite bestaat de WOR echter uit een reeks van verplichtingen aan ‘de ondernemer’ (en dus niet aan ‘de bestuurder’) en de ondernemer, dat zijn bestuurder en toezichthouder samen.

Dat heeft een belangrijke consequentie voor de adviezen die de ondernemingsraad in het kader van artikel 25 uitbrengt: zo’n advies is in essentie niet gericht aan de bestuurder alleen, maar aan de ondernemer. Stuur je als or je advies ook bewust aan de toezichthouders, of vertrouw je erop dat de bestuurder dit zorgvuldig doet?

Ook de verplichte aanwezigheid van (leden van) de raad van toezichthouders bij het overleg over de adviesaanvraag moet in dit licht worden bezien.

• Lees ook: Het advies van de or: wanneer en waarover?

Verantwoordelijkheid van de toezichthouder

Als de toezichthoudende raad een besluit moet goedkeuren, dient hij dat in wezen te doen op een drietal gronden:

1. Is het een redelijk en billijk besluit? In feite gaat het hier om een oordeel over nut en noodzaak – een vraag waar ook de OR in zijn advies bij moet stilstaan. De ondernemingsraad bekijkt dit vanuit werknemersperspectief, de rvc/rvt vanuit het perspectief van het vennootschapsbelang.
2. Is de procedure rond de besluitvorming goed verlopen? Aandachtspunt hierbij is of belanghebbenden voldoende gelegenheid hebben gekregen om hun inbreng te hebben. Natuurlijk is de or zo’n belanghebbende, maar voor de commissarissen vragen natuurlijk ook de aandeelhouders en bijvoorbeeld klanten aandacht.
3. Zijn de verschillende aandachtspunten, argumenten, alternatieven e.d. die door belanghebbenden zijn ingebracht voldoende gewogen en tot zijn recht gekomen in het uiteindelijke besluit van de bestuurder? Anders dan bij het eerste punt gaat het hier om eventuele aanvullende maatregelen, die bestuurder al dan niet afdoende neemt.

De ondernemingsraad kan de toezichthouder vragen of zij zich in voldoende mate van deze taak hebben gekweten, als het besluit van de bestuurder afwijkt van hun advies.

Veroordeeld voor onbehoorlijk bestuur

Loek Hermans is, onder andere om die reden, veroordeeld voor onbehoorlijk bestuur als toezichthouder bij MeaVita: de raad van toezicht had verzuimd te controleren of er een advies was gevraagd over een belangrijke investering, die de onderneming indertijd de kop kostte.

Hij kwam overigens later met de schrik vrij, vanwege een vormfout bij de behandeling van de zaak door de Ondernemingskamer. Maar de tip die hieruit volgt blijft staan: de toezichthouder moet er ook op toezien dat de WOR correct wordt nageleefd …

4: Mandaat van de bestuurder

Bestuurders worden niet vaak meer voor het leven benoemd. Zij krijgen een aanstelling op basis van een bepaald profiel, dat is toegesneden op de situatie waarin de onderneming zich op dat moment bevindt. Dus niet alleen branche-afhankelijk, maar ook duidelijk situatie-afhankelijk.

Zit de onderneming krap bij kas? Is er een traditionele, behoudzuchtige cultuur die veranderingen in de weg staat? Moet er een andere organisatiestructuur komen? Vragen waar de nieuwe bestuurder bij moet passen. Vaak wordt die bestuurder daarom niet alleen de maat genomen op basis van een profiel, maar krijgt hij een taakstelling mee. We spreken in dit verband vaak van een mandaat: de raad van toezicht benoemt de bestuurder en geeft hem/haar een mandaat tot handelen.

Or mag ook een woordje meespreken

Het staat niet met zoveel woorden in de wet, maar het ligt wel voor de hand dat de or ook over dit mandaat van de bestuurder een woordje mag meespreken. Wellicht zou dat ooit nog eens geregeld kunnen worden in het adviesrecht conform artikel 25 WOR, maar voorlopig moet je het doen met de bepalingen uit artikel 30: advies over benoeming en ontslag van de bestuurder.

Vaak wordt dit door de benoemende instantie pas op het laatst in stelling gebracht: als het besluit tot ontslag al is genomen, of als er een goede kandidaat is voor de opvolging. Door de or expliciet te betrekken bij de opstelling van het profiel en mandaat van de bestuurder krijgt deze wellicht meer grip op de benoeming en ontslag van de bestuurder, dan in de huidige praktijk van artikel 30 WOR vaak sprake is.

Tot slot

Wie de baas is in de onderneming is een vraag die de ondernemingsraad zich meer zou moeten stellen, om achter de echte beslissers te komen. We hebben ons nu vooral gericht op de toezichthouders. Voor hen biedt een goede toepassing van de bepalingen van de WOR ook kansen hun toezichthoudende taak te verbeteren. Ook aandeelhouders zouden aan eenzelfde onderzoek onderworpen kunnen worden.

Een or-cursus voor een nieuwe ondernemingsraad zou kunnen beginnen met het bespreken van de statuten van de onderneming, om te achterhalen wie nu eigenlijk de baas is. Ik ben ervan overtuigd dat het leidt tot een aantal nieuwe inzichten over hoe je als ondernemingsraad het beste je gezag en invloed kunt gebruiken.

Hans Hautvast, consultant arbeidsverhoudingen en medezeggenschap en vennoot van H2R vof | OR-Coach.nl

Lees ook:

• Gebruik deze tools voor een meer invloedrijke rol
• Niet adviesplichtig? Toch invloed uitoefenen
• Zo kan de or vernieuwen én invloed behouden