Informatierecht en geheimhoudingsplicht: een spanningsveld

Een ondernemingsraad moet weten wat er in de onderneming speelt om zijn functie goed te kunnen vervullen. Soms wordt de informatie onder geheimhouding verstrekt. Soms wordt de informatie niet verstrekt omdat deze geheim of vertrouwelijk zou zijn. Hoe moet een ondernemingsraad omgaan hiermee omgaan? Kan een ondernemingsraad de aan hem verstrekte informatie vrijelijk met de achterban delen?

Het recht op informatie (artikel 31 en 31a t/m 31f WOR) en het recht om vroegtijdig geïnformeerd te worden over welke advies- en/of instemmingplichtige besluiten in voorbereiding zijn (artikel 24 WOR), zijn daarom misschien wel de belangrijkste rechten van een ondernemingsraad. Zonder informatie geen invloed, tenslotte.

• Tip! Tijdens de digitale workshop Inclusief werkgeverschap en de rol van de OR op 25 en 26 november, onderdeel van de Landelijke Or-dagen, leert Isaäk Mol je hoe de or met deze moderne werkvorm kan zorgen voor een diverse, wendbare en duurzame organisatie.

Actieve en passieve geheimhoudingsplicht

De geheimhoudingsplicht is geregeld in artikel 20 WOR. Uit de wet volgt dat geheimhouding niet alleen geldt voor informatie die expliciet onder geheimhouding is verstrekt (actieve geheimhoudingplicht). De geheimhoudingsplicht geldt ook voor informatie waarvan de ondernemingsraad het vertrouwelijk karakter moet begrijpen, zoals zaak- en bedrijfsgeheimen (passieve geheimhoudingsplicht).

Onder deze passieve geheimhoudingsplicht valt ook de informatie ‘in verband met de opgelegde geheimhouding’. Dit is logisch. Als een onderwerp onder de geheimhouding is gebracht hoeft de bestuurder dit niet bij nieuwe informatie over datzelfde onderwerp aan te geven.

Accepteren is je eraan houden

Als een ondernemingsraad geheimhouding heeft geaccepteerd, heeft hij zich hieraan ook te houden. Informatie die onder de geheimhoudingsplicht valt mag de ondernemingsraad niet met anderen, zoals de achterban of een vakbond delen. De ondernemingsraad mag de informatie wel delen met een extern door hem ingeschakelde deskundige. Deze externe deskundige is op grond van artikel 20 WOR ook gebonden aan de geheimhoudingsplicht.

Schending van de geheimhoudingsplicht door een or-lid kan verstrekkende gevolgen hebben. Het kan leiden tot ontslag of uitsluiting van de ondernemingsraad (artikel 13 WOR).

Belang van geheimhouding

Soms is geheimhouding noodzakelijk om het ondernemingsbelang te dienen. Maar het kan ook in het belang van de onderneming zijn om de or vroegtijdig betrekken in de besluitvorming, zoals verwoord in artikel 24 WOR. Geheimhouding hangt dan ook vaak samen met een bepaalde fase in het besluitvormingstraject.

Als een ondernemingsraad al in een vroeg stadium bij de besluitvorming betrokken wordt, kan het redelijk zijn dat de ondernemer verlangt dat de ondernemingsraad de informatie in die fase nog geheimhoudt. Maar dit mag niet zo ver gaan dat bijvoorbeeld daarmee het gehele adviestraject meteen ook onder geheimhouding wordt gebracht. Alleen in uitzonderlijke situaties zou dit anders kunnen zijn, bijvoorbeeld bij een overname van een beursgenoteerde onderneming.

Geheimhouding hangt af de situatie

Er is geen vaste regel wanneer het opleggen van geheimhouding is gerechtvaardigd. Dat zal telkens afhangen van de feitelijke situatie. Wanneer de ondernemingsraad vindt dat ten onrechte geheimhouding is opgelegd kan hij de kantonrechter verzoeken de geheimhouding op te heffen. De kantonrechter beoordeelt dan of de ondernemer bij de afweging van de belangen in redelijkheid het besluit tot geheimhouding heeft kunnen nemen. Wanneer informatie al openbaar is gemaakt, bijvoorbeeld door een manager, dan lijkt er geen reden meer te zijn om de ondernemingsraad geheimhouding op te leggen.

Hoofdregel is dat de ondernemingsraad openlijk moet kunnen communiceren met zijn achterban.

Grens aan geheimhouding

Een ondernemer kan zonder meer belang hebben bij het opleggen van geheimhouding aan de ondernemingsraad. Denk bijvoorbeeld aan concurrentiegevoelige informatie in geval van een fusie of een beursgang. Toch moet de ondernemer terughoudend omgaan met de geheimhoudingsplicht. Geheimhouding opleggen mag er nooit toe leiden dat de ondernemingsraad zijn werk niet goed kan doen.

Communicatie met de achterban

Wil een medezeggenschapsorgaan goed kunnen functioneren dan is het van wezenlijk belang dat het kan communiceren met zijn achterban. Zeker wanneer het gaat over de personele gevolgen van een besluit. Denk daarbij aan verlies of behoud van werkgelegenheid of wijziging van de arbeidstijden. En aan de naar aanleiding daarvan te nemen maatregelen zoals een sociaal plan. Communicatie met de achterban is niet alleen in het belang van de ondernemingsraad en de werknemers, maar heeft ook zeker een belangrijke meerwaarde voor de ondernemer. Het kan bijdragen aan draagvlak creëren voor een besluit. Geheimhouding opleggen belemmert de ondernemingsraad hierbij.

• Tip! Rob Latten is spreker tijdens de studiedag ‘Verandertrajecten, zo maak je ze succesvol!’ op 2 december 2020 over de risico’s en valkuilen van verandertrajecten en het belang van goede communicatie. Bekijk het volledige programma van deze dag.

Hoofdregel is dan ook dat de ondernemingsraad openlijk moet kunnen communiceren met zijn achterban. Niet voor niets noemde de Ondernemingskamer het opleggen van geheimhouding aan een or over een sociaal plan onaanvaardbaar.

Grijs gebied: gezond verstand

Voor een ondernemingsraad kan het lastig zijn om te bepalen met wie hij welke informatie op welk moment mag delen. Als bepaalde informatie niet direct onder de actieve of passieve geheimhoudingsplicht valt, wil dat niet zeggen dat de ondernemingsraad deze informatie zonder meer met eenieder mag delen. Denk bijvoorbeeld aan een or die een adviesaanvraag krijgt over een reorganisatie ter versterking van de concurrentiepositie. Een ondernemingsraad mag deze informatie niet delen met een journalist; ook al is er geen geheimhouding opgelegd en staan er geen concrete bedrijfsgeheimen in. Terwijl het hem wel vrijstaat de informatie te delen met zijn achterban. Dit onderscheid kan weleens lastig zijn, maar gezond verstand is hierbij een goede graadmeter.

Informeel overleg

In het grijze gebied tussen geheimhouding en vertrouwelijkheid speelt informeel overleg aak ook een belangrijke rol. De status van deze informele informatie kan sterk verschillen. Bij de ene organisatie betekent het dat alles wat daar gezegd is onder geheimhouding valt. Soms zelfs dat het niet gedeeld mag worden met de overige OR-leden. Bij andere organisaties is het evident dat die informatie binnen de medezeggenschap gedeeld kan worden. Daar gaat het meer om het vormgeven van overleg buiten de officiële vergaderingen om. Het gaat dan niet om vertrouwelijke informatie. En soms kan het ook nog variëren per onderwerp.

Omgaan met de geheimhoudingsplicht? 5 Tips

Werken en omgaan met geheime of vertrouwelijke informatie kan lastig zijn voor een ondernemingsraad. Het kan zelfs zijn functioneren belemmeren. Daarom 5 praktische tips voor de praktijk.

1. Het is nuttig om als bestuurder en ondernemingsraad met enkele recente voorbeelden te bespreken hoe om te gaan met geheimhouding en vertrouwelijkheid. Zo ontwikkel je een gevoel met elkaar over hoe met informatie om te gaan. Maak aansluitend concrete afspraken met de bestuurder hoe om te gaan met geheimhouding. Denk aan hoe lang de geheimhouding duurt, en voor welke gegevens en personen de geheimhouding geldt. Zeker als zich vaker problemen op dit vlak voordoen of wanneer het voor de ondernemingsraad moeilijk is om in te schatten waar de grenzen liggen.
2. Geheimhouding is de uitzondering! Kunnen communiceren met de achterban met relevante informatie moet de regel zijn. Gebruik dit uitgangspunt om samen met de bestuurder te bepalen hoe jullie met vertrouwelijkheid willen omgaan. Betrek daarbij ook het belang dat de bestuurder heeft bij een goede communicatie met de achterban.
3. In geval van twijfel: communiceer eerst aan de bestuurder dat je de informatie wilt delen met je achterban. Kom je er samen niet uit, geef dan aan dat de ondernemingsraad – bijvoorbeeld – na een week de informatie gaat delen met de achterban. Geef aan dat de or vindt dat de informatie ten onrechte onder de geheimhouding of de vertrouwelijkheid valt. Daarmee geef je de bestuurder wat tijd om eventueel eerst zelf de informatie met de organisatie te delen. Geeft de bestuurder aan dat hij het volstrekt oneens is met deze handelswijze, dan moet de ondernemingsraad op dat moment een afweging maken. Leggen jullie erbij neer dat je de informatie niet mag delen of gaan jullie gebruikmaken van de wettelijke mogelijkheid om dit aan de kantonrechter voor te leggen?
4. Twijfelt de ondernemingsraad of hij met het naar buiten brengen de geheimhouding of vertrouwelijkheid schendt? Dan is het van groot belang dat de ondernemingsraad daarover een besluit neemt. Met een besluit van de or als grondslag is de uitvoerder van het besluit niet als individu aanspreekbaar op schending van de geheimhouding. Dan is het een conflict tussen bestuurder en ondernemingsraad. Zonder besluit van de or kan het individuele or-lid dat informatie naar buiten brengt daarop worden aangesproken.
5. Voorkom als ondernemingsraad een ‘roomser dan de Paus’-houding. Wanneer het management geheime informatie verspreidt in de organisatie waardoor het een ‘publiek geheim’ wordt of er een openlijke discussie ontstaat. Er is dan voor de or geen enkele redelijke grond meer om zich aan de geheimhouding te houden.

Lees ook:

• Geheimhoudingsplicht ex-lid or
• Geheimen delen met de bestuurder? Liever niet!