Het communicatieplan van de OR

Bij alles gebruik je communicatie. Maar dat wil niet zeggen dat het altijd vanzelf gaat, laat staan dat het altijd goed gaat. De ondernemingsraad doet er goed aan een plan te maken dat ten grondslag ligt aan zijn communicatie. Hierbij kan je de volgende punten aflopen:

• Heeft de ondernemingsraad behoefte om structureel vorm te geven aan zijn communicatie met de medewerkers?
• Werkt de OR met een eigen beleidsplan of met eigen speerpunten en gebruikt de OR deze documenten als basis om zijn algemene communicatiedoelstellingen te formuleren?
• Draagt het communicatieplan van de OR bij aan het realiseren van de beleidsvoornemens en speerpunten van de OR?
• Voert de OR een doelgroepanalyse uit, waarbij de OR nadenkt welke specifieke doelgroepen er in de organisatie zijn, wat de specifieke kenmerken van deze doelgroepen zijn en welke belangen en zorgen deze doelgroepen hebben?
• Houdt de OR bij het opstellen van zijn communicatieplan voldoende rekening met de verschillende doelgroepen die de OR met zijn communicatie wil bereiken?
• Stelt de OR een communicatiedoelstelling op hoofdlijnen vast? Dit kan bijvoorbeeld zijn ‘de OR wil met zijn eigen communicatie het tweerichtingsverkeer met de medewerkers bevorderen’.
• Formuleert de OR zijn communicatieboodschap op hoofdlijnen? Waarbij de OR algemene kaders aangeeft voor de communicatie van de OR? Bijvoorbeeld: ‘De OR communiceert boodschappen die voor de ontvanger begrijpelijk zijn’, enzovoort.
• Formuleert de ondernemingsraad algemene communicatie- uitgangspunten die van toepassing zijn op alle communicatie van de OR? Bijvoorbeeld: ‘Ga uit van feiten en niet van geruchten’.
• Denkt de OR kritisch na over het moment waarop de OR met de medewerkers communiceert? Dit geldt voor de structurele communicatiemiddelen zoals het OR-bulletin, het OR-jaarverslag, de agenda’s van de vergaderingen, enzovoort.
• Staat de OR er bij adviestrajecten voldoende bij stil op welke momenten hij met de medewerkers hierover kan communiceren en maakt hij per adviestraject hiervoor een bewuste keuze? Momenten kunnen onder andere zijn: betrekken bij de eerste brainstorm over een uit te werken thema, na ontvangst van de adviesaanvraag medewerkers betrekken bij het formuleren van vragen, aan medewerkers het conceptadvies voorleggen, medewerkers betrekken bij de evaluatie.
• Zijn er binnen de ondernemingsraad meerdere leden die teksten schrijven en heeft de OR voor hen een schrijfwijzer ontwikkeld met tips en aandachtspunten?
• Stelt de ondernemingsraad een communicatieschema op met daarin opgenomen de vaste middelen die de OR voor zijn communicatie inzet, het doel van de inzet van deze middelen, de frequentie, de globale inhoud en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering?
• Houdt de OR de mogelijkheid open om voor specifieke situaties ook specifieke communicatiemiddelen in te zetten?
• Raadpleegt de OR de afdeling PR & communicatie van de eigen organisatie voor mogelijke tips en aandachtspunten?
• Werkt de OR met een klankbordgroep die de OR van feedback voorziet over zijn gevoerde communicatiebeleid?
• Evalueert de OR jaarlijks zijn communicatieplan?
• Stelt de ondernemingsraad het communicatieplan ook ter beschikking aan de bestuurder?