Communiceren zonder ‘gedoe’

Soms heb je dat weleens: groepen met ”gedoe”, waar de onderstroom vrij snel naar boven komt en het gedoe zichtbaar wordt. Vaak blijken onderliggende verwachtingen niet helder uitgesproken. Of zijn rollen en taken niet duidelijk, of is er sprake van wantrouwen.

Bij de start van een nieuwe ondernemingsraad is het dan ook goed om de verwachtingen naar elkaar uit te spreken. Wat verwacht je van een voorzitter? En wat doet een vicevoorzitter, is dat alleen op papier een rol of wordt er ook daadwerkelijk iets van je verwacht?

Weet je wat van je wordt verwacht?

Welke taken horen bij de secretaris en welke bij een ambtelijk secretaris? Wie is waar inhoudelijk verantwoordelijk voor? En welk mandaat heeft een commissie? Bereidt een commissie alleen het onderwerp voor of mag hij zelfstandig een advies uitbrengen?

Bestuurder met meel in de mond

Soms is er ook gedoe tussen een bestuurder en de ondernemingsraad. De bestuurder wordt verweten “met meel in de mond te praten”’ of een dubbele agenda te hebben. Hij is onvoldoende concreet of doet toezeggingen die niet nagekomen worden.

Een veel gehoorde klacht is ook: “De bestuurder betrekt de ondernemingsraad te laat”. Wat doe je dan als ondernemingsraad? Het ene lid wil graag de relatie goed houden. De ander vindt dat ze juist nu met de vuist op tafel moeten slaan. Het is soms laveren. Dat geeft een hoop frustratie.

Te veel of te weinig

Gebrek aan communicatie of te lang aan het woord zijn en in herhaling vallen is ook zo’n klassieker. Voorzitters die te lang aan het woord zijn, of te veel willen bepalen. Voorzitters die juist onvoldoende sturing geven op het proces. Zeg je daar wat van en zo ja, hoe zeg je dat dan?

Bij al dit gedoe kan een onafhankelijke facilitator/ trainer uitkomst bieden: feedbacktrainingen, geweldloos communiceren, teambuildings- en motivatiesessies helpen hier grip op te krijgen.

Wat is goede communicatie?

Veel staat en valt met goede communicatie. In hoeverre heb je de ander meegenomen in je gedachtegang? Heb je geluisterd, oprecht geluisterd naar de ander en gehoord wat hem of haar drijft? Heb je doorgevraagd wat de ander nu bijvoorbeeld in zijn hoofd heeft?   Ook hier zijn weer diverse gesprekstechnieken te oefenen:

• de LSD (luisteren, samenvatten en doorvragen),
• de OEN (open, eerlijk en nieuwsgierig),
• de OMA (Oordeel, mening en advies) thuislaten,
• smeer NIVEA (niet invullen voor de ander),
• ANNA (altijd navragen, nooit aannemen),
• maak je niet DIK (Denk in kwaliteiten).

We oefenen met elkaar, eventueel met een trainingsacteur, spiegelen en reflecteren. Door een open en veilige setting te creëren, met een onafhankelijke gespreksleider of facilitator, zodat eenieder kan zeggen wat hij/zij op het hart heeft.

Effect van woorden

Vaak voelen de uitkomsten van zo’n gesprek als open deuren. “We communiceren toch allemaal, altijd?” Maar hoe zorg je voor ’zachte ogen en rechte rug’? Hoe voorkom je het wijzend vingertje? We zijn ons niet altijd bewust welke woorden welk effect hebben, en hoe we overkomen in houding en gedrag.  Gelukkig kun je je leven lang leren, en oefenen met gedrag, je woorden en je stiltes. Het ene gedrag roept immers het andere gedrag op.

Uit verbinding

Onlangs heb ik zelf een online-cursus gesprekstechnieken gevolgd. Het was prachtig vormgegeven, met mooie oefeningen en goede theorie. Maar achteraf realiseerde ik mij wel dat ik “alleen” trainde. Zelf las, zelf reflecteerde, zelf studeerde, maar geen interactie had met de ander. En juist in communicatie is de ander zo belangrijk: de ander die spiegelt, feedback geeft en reflecteert. Misverstanden en gedoe ontstaan vaak door onuitgesproken verlangens, behoeftes, vooringenomenheid en invullen voor de ander. We raken uit contact en uit verbinding.

Dus laten wel elkaar in groepen blijven ontmoeten, elkaar blijven aanscherpen en blijven uitspreken waar we behoefte aan hebben in de communicatie.

Tineke Visser is trainer, adviseur en procesbegeleider medezeggenschap en eigenaar TienOpleidingen.nl. Contact? Tineke.visser@Tienopleidingen.nl