Noodzakelijke kosten advocaat voor uitbrengen advies or

Een advocatenkantoor vordert voor de kantonrechter van een ondernemer de kosten voor het uitbrengen van een advies door de ondernemingsraad. De vraag die de kantonrechter dient te beantwoorden, is of de kosten noodzakelijk waren voor het voor uitbrengen van dit advies. Van belang is dat de ondernemer vanaf de inschakeling van de advocaat bezwaar heeft gemaakt tegen de hoogte, en gewezen heeft op een budget. De kantonrechter wijst de vordering toe, echter tot dit budget.

KLH is een holding met twee dochtervennootschappen: Kennemerland en Anko Tours B.V. Kennemerland heeft diverse nevenvestigingen, en heeft onder andere als handelsnaam Zonvaart Reizen. Bij Kennemerland is een ondernemingsraad ingesteld.

X is bestuurder en enig aandeelhouder van KLH en bestuurder van Kennemerland. KLH is enig aandeelhouder van Kennemerland. Op 26 juni 2019 zendt Y, gevolmachtigde van Kennemerland, directeur HRM en echtgenote van bestuurder X, een e-mail aan de voorzitter van de ondernemingsraad, waarin zij de Raad verzoekt op korte termijn met de directie bij elkaar te komen.

Voorgenomen overname

Op 2 en 9 juli 2019 vinden besprekingen plaats tussen de ondernemingsraad en de directie. Hierbij stelt de directie de or in kennis van een voorgenomen overname van Zonvaart Reisgroep door D-rt Retail B.V. Na de laatste bespreking verzoekt de or aan de directie om de adviesvraag te formaliseren.

• Tip! Welke gevolgen heeft het nieuwe Pensioenakkoord? Hoe zit het nu precies met de inhuur van zelfstandigen? En met detacheringen en andere tijdelijke krachten? Wat wijst op een aanstaande reorganisatie? Wat heeft de or te zeggen over loonsteun en andere crisissubsidies? Laat je in één dag bijpraten: de Or Wetgeving & Actualiteitendag op 25 maart 2021! Bekijk nu het programma en profiteer van de vroegboekkorting.

De volgende dag verzoekt gemachtigde Y de Raad om schriftelijk advies uit te brengen over een voorgenomen besluit tot overname van Zonvaart Reisgroep. Aansluitend benadert de or op 12 juli 2019 advocatenkantoor S voor juridisch advies. S stuurt op 15 juli 2019 aan Zonvaart Reizen een opdrachtbevestiging. Daarin brengt advocatenkantoor S, Zonvaart Reizen op de hoogte van haar uurtarief en de daarover verschuldigde kantoorkosten en BTW. Tegelijk laat zij Zonvaart Reizen weten dat de kosten op grond van artikel 22 WOR voor rekening komen van de onderneming.

Bedrag is ‘onbespreekbaar’

De or laat per e-mail van 18 juli 2019 gemachtigde Y weten dat hij het advocatenkantoor heeft ingeschakeld als deskundige. Y wijst de Raad er op dat het budget voor juridisch advies maximaal duizend euro bedraagt. De volgende dag bericht de or gemachtigde Y dat er nooit een budget is genoemd. De kostenschatting van het advocatenkantoor komt uit op vierduizend euro. De gemachtigde schrijft aan de or dat dit bedrag onbespreekbaar is. Te meer nu zij voorafgaand aan het eerste gesprek met het advocatenkantoor S heeft aangegeven niet met de voorwaarden van S akkoord te gaan.

Een betaling voor de goede sfeer

Op 25 juli 2019 verzoekt de or per e-mail gemachtigde Y om aanvullende informatie. Bestuurder X laat weten dat geen toestemming is gegeven voor het uurtarief van het advocatenkantoor. Maar hij zal ‘voor de goede sfeer’ maximaal 1.250 euro plus BTW betalen. Op 2 augustus 2019 vindt een bespreking plaats tussen de or, de directie en D-rt. Vijf dagen later brengt de ondernemingsraad een positief advies uit aan de directie.

Advocatenkantoor S stuurt op 16 augustus 2019 aan Kennemerland c.s. een declaratie voorzien van urenspecificatie voor 5.746,53 euro inclusief BTW en kantoorkosten. In de declaratie is een matiging van 1.950 euro exclusief BTW verwerkt. De declaratie blijft echter onbetaald, en S stapt naar de kantonrechter. Het advocatenkantoor dagvaart Kennemerland c.s. (zijnde Kennemerland en KLH).

Kennemerland c.s. betwisten de vordering. Zij voeren aan dat aan de ondernemingsraad opdracht is gegeven om advies uit te brengen over de voorgenomen overname van de activiteiten van Kennemerland door D-rt. De vordering ten aanzien van KLH moet worden afgewezen, omdat deze vennootschap een beheermaatschappij is zonder personeel en dus geen or heeft. De vennootschappen Kennemerland en Anko vallen onder de aanduiding Zonvaart Reisgroep. Kennemerland heeft een ondernemingsraad. Anko, die niet in rechte is betrokken, heeft geen ondernemingsraad. De directie van Kennemerland heeft de Raad verzocht om een advies.

Procedure bij de kantonrechter

De kantonrechter gaat eerst in op de ontvankelijkheid van de vordering tegenover KLH. Hij overweegt daarbij dat, zoals uit de opdrachtbevestiging van advocatenkantoor S van 15 juli 2019 blijkt, de ondernemingsraad van Kennemerland S heeft gevraagd om hem als deskundige te begeleiden in het adviestraject ter zake de voorgenomen overname van activiteiten van Kennemerland. Kennemerland c.s. hebben aangevoerd dat KLH ten onrechte tot betaling wordt aangesproken, omdat KLH geen ondernemingsraad heeft.

Wie is de opdrachtgever?

Advocatenkantoor S heeft daartegen aangevoerd dat de adviesaanvraag niet alleen op Kennemerland zag, maar op de gehele groep (Zonvaart Reisgroep). De kantonrechter is van oordeel dat, nu de OR van Kennemerland om advisering door S heeft verzocht, de ondernemer, te weten Kennemerland, de aan te spreken entiteit is voor de kosten van deze advisering. Het advocatenkantoor is dan ook niet ontvankelijk in haar vordering, voor zover deze gericht is tegen KLH.

Kennemerland is van mening dat niet zij, maar de ondernemingsraad als opdrachtgever aangemerkt moet worden. Daargelaten de vraag of de Raad dan wel Kennemerland de opdracht heeft verstrekt, geldt dat de kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de or, ten laste komen van de ondernemer. Het advocatenkantoor S heeft volgens de kantonrechter dus op goede gronden Kennemerland in rechte betrokken.

Vervolgens gaat de kantonrechter in op artikel 16 (raadplegen van een deskundige door de ondernemingsraad) en artikel 22 van de WOR (kosten). Het staat vast dat de Raad na de inschakeling van het advocatenkantoor Kennemerland daarvan op de hoogte heeft gesteld. Tegen het inschakelen van een deskundige als zodanig heeft Kennemerland geen bezwaar gemaakt. Ook heeft de ondernemingsraad Kennemerland van de naar verwachting met die werkzaamheden gemoeide kosten op de hoogte gebracht. Hiertegen heeft Kennemerland wél bezwaar gemaakt, zowel ten aanzien van het uurtarief als ten aanzien van de benodigde tijd.

Uitzondering voor jaarlijks budget

Maar ondernemingsraad noch S hebben aandacht besteed aan deze bezwaren over de hoogte van de kosten. Het advocatenkantoor S heeft de werkzaamheden onveranderd gehandhaafd en uitgevoerd. Op grond van artikel 22 lid 2 WOR komen de kosten van deskundigen voor rekening van de ondernemer. Artikel 22 lid 4 WOR maakt hierop een uitzondering. Indien een vast bedrag per jaar is vastgesteld, komen de kosten waarmee dit budget wordt overschreden slechts ten laste van de ondernemer, voor zover hij daarmee heeft ingestemd.

Kennemerland heeft gesteld én aannemelijk gemaakt dat er een jaarlijks budget was. Het advocatenkantoor heeft dit betwist, maar heeft deze betwisting niet nader onderbouwd. Daarbij komt dat Kennemerland vanaf het begin bezwaar heeft gemaakt tegen de hoogte van het door S gehanteerde tarief. Ook heeft Kennemerland advocatenkantoor S niet als gesprekspartner willen erkennen vanwege de hoogte van de declaratie.

Oordeel kantonrechter

De kantonrechter is daarom van oordeel dat de kosten van de advisering door S niet zonder meer voor rekening van Kennemerland gebracht kunnen worden. Nu Kennemerland in dit verband heeft aangeboden om een bedrag van 1.250 euro plus BTW = 1.512,50 euro inclusief BTW, aan advieskosten te betalen, zal dit bedrag aan advieskosten worden toegewezen.

De kantonrechter verklaart zich niet-ontvankelijk ten aanzien van de vordering tegenover KLH. Hij veroordeelt Kennemerland tot betaling aan het advocatenkantoor van 1.739,38 euro, te vermeerderen met de contractuele rente van twee procent boven de wettelijke rente over 1.512,50 euro.

Aantekening

Het staat vast dat de ondernemingsraad van Kennemerland een jaarlijkse begroting heeft. De ondernemingsraad is hierop ook door de ondernemer gewezen en deze heeft de Raad laten weten geen toestemming te geven het budget te overschrijden. Het advocatenkantoor heeft nagelaten de ondernemingsraad te waarschuwen dat de kosten de begroting van de ondernemingsraad zouden overschrijden. En ook is nagelaten te wijzen op artikel 22 lid 4 van de WOR dat voorschrijft dat in dat geval toestemming van de ondernemer voor de overschrijding nodig is.

Advocaten de dupe

Tijdens de besprekingen op 2 en 9 juli 2019 is de ondernemingsraad voorzien van de benodigde informatie. De directie heeft in het gesprek van 9 juli 2019 aangegeven dat er een budget is dat kan worden aangewend voor juridisch advies. Dit bedrag is al jaren 800 euro. De begroting wordt jaarlijks opgenomen in de totale bedrijfsbegroting. De directie heeft dit budget vervolgens verhoogd naar duizend euro en later – om uit de impasse te komen – naar 1.250 euro. Dat er een budget is, blijkt ook uit het feit dat de ondernemingsraad in het najaar van 2017 toestemming heeft gevraagd  voor een cursus voor de ondernemingsraadsleden. Die cursus zou het toegezegde budget overschrijden.

De directie heeft niet geweigerd met de Raad te communiceren. Maar zij weigerde wel met S te communiceren zolang het advocatenkantoor zijn opdrachtbevestiging niet aanpaste. En daar is het advocatenkantoor nu de dupe van. Door niet op de bezwaren van Kennemerland in te gaan, nam het advocatenkantoor het risico dat Kennemerland slechts bereid zou zijn een deel van haar declaratie te voldoen.

Mr. drs. Pauline Maarsen

Kantonrechter Alkmaar, 9 september 2020 ECLI:NL:RBNHO:2020:7186

RMZ, november 2020