Doelgerichter communiceren binnen de or? Benut de verschillen beter

De samenstelling van de ondernemingsraad van Ennatuurlijk veranderde. De or, bestaande uit zeven leden, zag hierin een kans om zichzelf opnieuw uit te vinden en te profileren. Met externe hulp. Hoe ging dat?

Het bedrijf Ennatuurlijk levert warmte en koude aan circa 85.000 consumenten en ruim 1.200 zakelijke klanten. De or van Ennatuurlijk klopte aan bij Bex*communicatie met de vraag hoe ze efficiënt en doelgericht konden gaan vergaderen en de teamgeest vergroten.

In de oude samenstelling was het vaak lastig om de agenda in de vergadering af te werken. Er slopen mechanismes in die belemmerend werken: cirkelredeneringen, meer bezig zijn om elkaar te overtuigen in plaats van goed te luisteren.

Van diversiteit een pluspunt maken

De facilitator van het bureau kwam de or observeren. Peter van den Besselaar: ‘Wat we zien als probleem, daarin schuilt vaak ook de oplossing. Vergaderingen worden eenvoudiger als or-leden goed op de hoogte zijn van elkaars kwaliteiten en vervormingen. Iemand is bijvoorbeeld heel besluitvaardig. Maar die komt zeker ook heel dominant over bij sommige mensen. De kunst is om kwaliteiten zó in te zetten dat ze géén irritatie opwekken, maar juist bijdragen aan een beter overleg- en besluitvormingsproces.’

• Tip! Met de 7 skills van moderne medezeggenschap maak je jezelf als or in één dag interessant en relevant voor het hele bedrijf. Inclusief je collega-orleden.

Het communicatiebureau maakte daarna een programma. Niet het problematiseren stond centraal, maar inzicht hoe persoonlijke drijfveren en voorkeuren op positieve wijze ingezet kunnen worden. In de aanpak stond onder meer:

• Zijn onze gezamenlijke doelen duidelijk?
• Wat is de kracht van dit team, deze ondernemingsraad?
• Welke individuele drijfveren hebben de deelnemers?
• Maken we goed onderscheid in beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming?

In de workshops werden diverse creatieve werkvormen gebruikt bij het bespreken van reële problemen. De uitkomst van enkele workshops is een werkprogramma met duidelijke focus.

Visieontwikkeling

Rachel Verhagen, voorzitter or: ‘Ik vind dat we ons nu veel bewuster zijn van onze rollen in de vergadering, hóe we in de vergadering zitten. We geven na de workshops meer ruimte aan elkaar. Die bewustwording is belangrijk, want dat is een forse stap naar verbeteren.’

De samenstelling van zowel het directieteam van Ennatuurlijk en de ondernemingsraad is in het afgelopen jaar veranderd. Rachel: ‘Ik zie veel positieve effecten van het weer aan elkaar moet wennen. Onze directie is bezig met visieontwikkeling en daarbij worden de opvattingen van medewerkers goed meegenomen. Dat spreekt de or enorm aan. Kennismaken met nieuwe directieleden maakt veel beweging mogelijk. Wij moeten ons steeds afvragen: Wie zijn we? Hoe komen we over? Ik ben mijzelf nu bewuster door welke bril iemand een onderwerp benadert.’

Bekijk het eens anders

Wat Rachel Verhagen daar precies mee bedoelt? ‘Nou, als een or-lid het verlies naar voren brengt dat medewerkers mogelijk lijden door een voorstel, nodig ik die uit om het ook eens van de optimistische kant te bekijken. Of als iemand alleen maar rationeel redeneert, kan je iemand vragen om het onderwerp vanuit gevoel te benaderen.’

Peter van den Besselaar: ‘We hebben in de workshops veel geoefend om een vraagstuk vanuit verschillende perspectieven te bekijken. Met verschillende technieken. Zo hebben we de beproefde denkhoeden van Edward de Bono toegepast. Daarbij wisselen de or-leden van perspectief.’ Rachel: ‘Het perspectief van diverse denkhoeden spreekt mij erg aan. Ze bieden de mogelijkheid om andere vragen te stellen en discussies te vermijden waar je niet uitkomt. Daar heb ik als or-voorzitter concreet veel aan.’

Niet altijd vergaderen

Peter van den Besselaar geeft aan dat je niet alleen de perspectieven moet afwisselen, maar ook de werkvormen. ‘In mijn workshops laat ik zien waaròm vergaderen niet de beste manier is om tot resultaten te komen. Vergaderen is voor veel deelnemers een enorme energievreter. Er zijn veel wetenschappelijke onderzoeken die onderstrepen dat je niet moet vergaderen. Alleen al het feit dat extraverte deelnemers tot negen keer langer aan het woord zijn dan introverte deelnemers. Ik hou van afwisselende werkvormen en methodes die nadelen de nek om te draaien.’

Vergaderen is vaak een enorme energievreter

De coronacrisis beperkt de omstandigheden om vergaderen los te laten. Rachel: ‘Vergaderen via beeldbellen belemmert het gebruik van hele nieuwe werkvormen. De sprong van klassiek vergaderen naar toepassing van andere werkvormen is nu te groot.’

Gedragsveranderingen kosten tijd

De werkwijze van de ondernemingsraad verbeteren kost tijd. Ook al omdat gedragsveranderingen pas na enige tijd ingebed raken. Rachel: ‘Ik vergelijk het met het loslaten van onze klassieke beoordelingscyclus, met startgesprekken, functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Wij geloven in directe feedback geven om doelgericht te werken en het werk naar een hoger niveau te brengen. Iedereen van hoog tot laag is getraind op feedback geven. Daar zaten eyeopeners bij.’

Rachel heeft gemerkt dat ze het makkelijker vindt om iemand vanuit een vriendschappelijke houding feedback te geven dan vanuit haar functie als manager. ‘Wat zeker waar is, is dat niemand nog belemmeringen voelt om eigen voorkeuren aan te geven. Met die voorkeuren kan ik tot op zekere hoogte rekening houden. Bij veranderen van gedrag in de or denk ik dat het goed is dat iemand vanuit een neutrale positie nu en dan meekijkt en goede vragen stelt: wáárom doe je dit zo, kan het ook anders? Juist het moment van nieuwe directie en nieuwe or-samenstelling heeft ons veel kansen geboden, ook voor het vergaderen. We hebben nu kunnen ervaren dat het anders kan en dat dat echt een hoop nieuwe inzichten geeft.’

Lees het volledige artikel, inclusief de casebeschrijving ‘Wat als je van het gas afgaat’ in het OR-Magazine van januari 2021.