Checklist voor communicatie met de achterban

Veel ondernemingsraden willen graag communiceren met hun achterban. Het levert ze informatie op en de or wordt representatiever. Gebruik deze checklist om goed in contact te komen met je achterban.

Door Wanne van den Bijllaardt

Ondernemingsraden vinden het vaak lastig om hun achterban te bereiken. Ze sturen een nieuwsbrief en ze krijgen bijna geen reactie van de lezers. Sta eens stil bij je communicatie en probeer je te verplaatsen in de achterban. Het lukt dan beter om met hen in contact te komen.

• Als je wilt communiceren met je achterban, maak dan eerst een achterbananalyse. Welke doelgroepen zijn er in de organisatie? Je kunt onder andere kijken naar leeftijden, soort dienstverband, functies, afdelingen en vestingen. Als je dit weet kun je veel gerichter communiceren. De kinderopvangregeling bijvoorbeeld is niet voor iedereen interessant.
• Bedenk wat je van de achterban wilt. Wil je ze informeren, raadplegen, verantwoording afleggen, jezelf promoten of steun verkrijgen? Op basis van het doel kun je een communicatiemiddel kiezen. Als je ze wilt informeren dan is een nieuwsbrief een goed middel. Maar als je steun wilt, dan kun je beter een enquête of een bijeenkomst houden.
• Stel per onderwerp vast wiens belangen je behartigt. Onthoud dat mensen pas echt geïnteresseerd zijn op het moment dat een onderwerp speelt dat hen persoonlijk raakt.
• Verplaats je in de achterban. Wat is interessant en wat niet. Ondernemingsraden die communiceren dat ze op cursus zijn geweest, realiseren zich vaak onvoldoende dat de or-cursus voor or-leden wel, maar voor de achterban niet interessant is.
• Gebruik geen vakjargon in je communicatie. Een ‘artikel 25-procedure’ of een ‘artikel 24-overleg’ zegt mensen buiten de medezeggenschap meestal niets.
• Bedenk wat je deelt met je achterban. Is de informatie vertrouwelijk of geheim?
• Laat de bestuurder niet bepalen wat je moet communiceren. De ondernemingsraad is een zelfstandig orgaan en kan zelf kiezen wat hij communiceert.
• Gebruik de communicatiemiddelen die het beste bij je doelgroep passen. Het ophangen van een poster is effectief voor mensen die op de werkplek komen. De buitendienst moet je op een andere manier bereiken.
• Herhaal je boodschap. Dat doen de reclamemakers op radio en televisie ook. Stuur een e-mail of nieuwsbrief gerust twee keer.
• Zorg dat je de steun hebt van de bestuurder. Deze kan zorgen voor voldoende faciliteiten en middelen om te kunnen communiceren. Ook kan de ondernemingsraad toegang krijgen tot de bedrijfsinterne media.
• Stel je verwachtingen bij. Niet het hele bedrijf loopt leeg als de or een achterbanbijeenkomst houdt. Zou je zelf wel gaan?
• Geef niet op. Voor het bereiken van je achterban heb je een lange adem nodig.
• Vier het succes als je je communicatiedoelen hebt bereikt!

Wanne van den Bijllaardt is opleidingscoördinator van OR Academy en mede-auteur van het Praktijkboek OR en achterbancommunicatie.

Dit artikel is gepubliceerd in OR magazine. Ontvang gratis 3 nummers van OR magazine.

Lees ook:

• Overtuigend presenteren bestaat uit drie elementen
• Pitchen: zorgen dat je boodschap echt binnenkomt
• Sociale media inzetten: stappenplan voor de or
• Achterban echt betrekken? zorg voor meer participatie

Meer lezen over or en achterban?

• Geef de communicatie met de achterban een nieuwe impuls. Hoe? Dat lees je in dit artikel op de Kennisbank OR in de Praktijk.

In het boek Or en achterban worden veel praktische tips gegeven om de omgang met de achterban een impuls te geven.