De AS, van notulist naar adviseur en coach

De ambtelijk secretaris ondernemingsraad is een hoogopgeleide vrouw van 50+. Ruim tachtig procent van de ambtelijk secretarissen is vrouw, driekwart is 50 jaar of ouder en ruim driekwart heeft een hbo of wo-opleiding gevolgd. Dit blijkt uit Het Grote AS-onderzoek 2020, uitgevoerd door Eprom Organisatieadvies.

Wat weten we eigenlijk van de ambtelijk secretaris ondernemingsraad? Dat is de kernvraag van het onderzoek, waarvan in mei de resultaten zijn gepubliceerd. We bespreken de zes hoofduitkomsten van het onderzoek met André van Os en Christien van Dijk, bestuursleden van VASMO, de beroepsvereniging van ambtelijk secretarissen.

‘De ambtelijk secretaris is een hoogopgeleide vrouw van 50+’, is het algemene profiel uit het onderzoek. Is dat voor jullie herkenbaar?

‘Dat is deels herkenbaar. Onze leden zijn voornamelijk vrouwen en meestal boven de 50. De opleidingsachtergrond is wel meer divers. Er zijn ook veel ambtelijk secretarissen met een mbo-opleiding. Vaak volgen die vervolgens wel een vakopleiding. Het vak heeft helaas een stoffig imago. Een van onze doelstellingen is om meer jongeren voor het mooie vak te enthousiasmeren. Een andere functienaam zou hierbij kunnen helpen, denk bijvoorbeeld aan adviseur medezeggenschap of beleidsmedewerker medezeggenschap.’

• Tip! Spijker je kennis over alle aspecten van medezeggenschap snel bij tijdens de OR workshopdag op 4 november 2021. Stel jouw ideale dag samen door uit 14 workshops de 2 meest passende te kiezen.

Het gemiddeld aantal contracturen is 20 uur. Zien jullie hier ontwikkelingen?

‘Voor het aantal contracturen zien we een soort tweedeling. Ofwel kleine contracten van 4 tot 8 uur, ofwel fulltimebanen van 32 tot 40 uur. Bij die kleine contracten gaat het alleen om de secretariële werkzaamheden. Bij de fulltimebanen heeft de ambtelijk secretaris nadrukkelijk ook een adviserende rol. Er is duidelijk een toename in het aantal vacatures met een adviseursrol.’

De top 5 van taken is: vergaderen, verslag leggen en afspraken bewaken, organisatorisch/ secretarieel werk en beleidsondersteunende taken. Zien jullie ontwikkelingen in het takenpakket?

‘Elke ondersteuner van de or heet nu een ambtelijk secretaris. Er zitten in de praktijk veel verschillen tussen de functies. We zien het aandeel secretariële taken teruglopen door de digitalisering. Het verslag leggen heeft ook een evolutie ondergaan. Waar het ooit ging om het letterlijk vastleggen, met soms met notulen van 40 pagina’s of meer, zijn de verslagen nu veel meer gericht op het noteren van de besluiten en de acties. Daarnaast vragen organisaties steeds vaker naar een ambtelijk secretaris met een coachende rol.’

De helft van de ambtelijk secretarissen heeft geen specifieke vakopleiding gedaan. Vinden jullie dat weinig?

‘Wij pleiten ook voor een hbo-opleiding voor de ambtelijks secretaris. Er wordt steeds vaker kennis gevraagd van groepsdynamiek en coaching. Daar heb je echt een vakopleiding voor nodig. Daarnaast kan een secretaris in overleg met de bestuurder ook steeds meer een adviserende rol innemen. Waar eerder besluiten klip en klaar waren, wordt nu vaker gesproken door bestuurder over een stip op de horizon. Hoe ga je hier als or mee om? Hoe kan je als ambtelijk secretaris dan goed adviseren? Ook moet hij goed de balans tussen de verschillende belangen weten te houden en de bestuurder meenemen in het proces van medezeggenschap.’

De beloning lijkt vooral af te hangen van het profiel van de functie (A, B of C). In hoeverre is dat logisch?

‘De beloning hangt grotendeels af van het takenpakket. Sommige ambtelijk secretarissen hebben ook een bezwarencommissie of een cliëntenraad onder zich. Een ambtelijk secretaris met adviserende en/of coachende taken krijgt meer betaald dan een functionaris die voornamelijk notulist is.’ Wat ook nog steeds blijkt te spelen is een verschil in beloning tussen mannen en vrouwen; vrouwen verdienen gemiddeld 8 procent minder.

Zo’n 70 procent is werkzaam in de zorg of bij de overheid. Hoe komt dat?

‘Dat lijkt wel veel. Of dat een afspiegeling van het land is? Onze leden komen uit alle sectoren, en zowel uit kleinere als grotere organisaties. In het algemeen hebben grote organisaties vaker een ambtelijk secretaris in dienst.’

Door Peer van den Bouwhuijsen, journalist/ ambtelijk secretaris bij een zorgorganisatie