De zomervakanties zijn nu wel voorbij. Na mijn vakantie heb ik het alweer een aantal keren met ondernemingsraden gehad over financieel beleid. Dat is geen populair onderwerp, heb ik gemerkt. Het beeld is over het algemeen dat het te moeilijk is en dat de bestuurder er nogal eens een schimmig spel mee speelt.
Nu is het waar dat het soms ingewikkeld en moeilijk gemaakt wordt. Toch kan je met behulp van een aantal basisbegrippen een heel eind komen. De or hoeft geen boekhouder te zijn om op die manier op basis van de jaarrekening en de begroting een beeld te krijgen van hoe de organisatie er echt voor staat. De or moet ook helemaal niet proberen de rol van schaduwboekhouder te vervullen. Dat voert je makkelijk af van de belangrijke rol van de ondernemingsraad: een gesprek voeren over noodzakelijk en/of wenselijke beleidskeuzen.
OV als vragenuurtje?
Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (artikel 24) hebben ondernemingsraad en bestuurder twee keer per jaar een bijzonder overlegvergadering over de algemene gang van zaken. Tijdens die bijzondere overlegvergaderingen bespreken or en bestuurder de jaarrekening (over het nabije verleden) en de begroting (de nabije toekomst). Mijn ervaring is, dat deze besprekingen makkelijk gevuld worden door vragen van de or om uitleg van en toelichting op de cijfers. Aan het eind van de vergadering verlaat de or de zaal in lichte verwarring over de betekenis van wat ze allemaal gehoord hebben.
Er is een manier om dit beter te doen. De or kan al zijn vragen om verheldering vóór de bijzondere overlegvergadering bespreken met de financiële specialist. Die is in elke organisatie wel aanwezig. Het kan een controller zijn, een interne accountant of een andere medewerker. Als er niet zo iemand te vinden is, of als de betrokkene niet bereid is om dit gesprek met de or te voeren, dan kan de or ook een externe financiële specialist raadplegen. In dit gesprek met een interne of externe financieel specialist kan de or al zijn vragen kwijt en samen het beleid achter de cijfers analyseren.
Criteria voor beleid
Op deze manier kan het gesprek tijdens de bijzondere overlegvergadering gaan over het beleid en de keuzen. In zijn voorbereiding weet de or dus welke beleidskeuzen aan de orde zijn. De or heeft dan nagedacht over deze keuzen en zijn eigen visie daarop gevormd. Het liefst in de vorm van criteria, waaraan het beleid en de beleidskeuzen volgens de or moeten voldoen. Deze visie en deze criteria bespreekt de or met de bestuurder in de bijzondere overlegvergadering met de financiële stukken op tafel. Daar is dan tijd voor, want de or hoeft niet meer (veel) vragen om verheldering te stellen.
Interessante partner
Ondernemingsraden ie hun rol op die manier invullen zijn voor de bestuurder een interessante partner. Zij kunnen hun inzichten vanaf de werkvloer tijdig en steeds weer inbrengen. Dus: niet bang zijn voor cijfers en weten waar je je vragen tijdig kunt bespreken!
Frank Dijkstra is zelfstandig trainer/ adviseur bij www.ORsucces.nu
Frank maakt deel uit van MZOO, platform voor de medezeggenschap. www.mzoo.nl; frank@mzoo.nl
Geef een antwoord