Het is een stelling die je regelmatig hoort: de or moet online. Maar wat betekent dat eigenlijk? Welke zaken kun je precies online afhandelen, en welke vereisen een fysiek samenzijn? Over onbekende apps die zorgen voor meer contact met de achterban. En over het belang van lichaamstaal.

Stel, jouw bedrijf introduceert een nieuwe pensioenregeling. Ingewikkelde materie natuurlijk, en daarom organiseren jullie een training. In een hotel, in een rustgevende omgeving, en met een trainer met een opmerkelijke passie voor pensioenen. Een goed idee toch?

Or-adviseur Maarten Pieké van MZ Services is niet helemaal overtuigd. “Natuurlijk, in veel gevallen is een fysieke bijeenkomst gezellig en nuttig, maar bij een basistraining pensioenen gaat het om pure kennisoverdracht. En voor kennisoverdracht heb je geen zaaltje in een hotel nodig, daar hoef je niet per se voor bij elkaar te zitten. Het is veel efficiënter om dit af te handelen met een online training. Die kunnen mensen bekijken waar en wanneer ze maar willen, en als ze iets niet snappen, kijken ze het betreffende fragment nog eens rustig terug.”

Maarten Pieké: “Wij maken gebruik van de zogenoemde online dialoog.”

Online mogelijkheden

En volgens Pieké gaan de voordelen van online werken een stuk verder. “Het komt regelmatig voor dat de or de mening vraagt van de achterban. En heel vaak doen ze dat op de klassieke manier: de or-leden gaan alle bureaus af met fysieke vragenlijsten, of ze nodigen iedereen uit voor een bijeenkomst in een zaaltje. Heel tijdrovend.”

Volgens hem kan dat veel efficiënter, en ook effectiever. “Wij zelf maken bijvoorbeeld gebruik van de zogenoemde online dialoog. Dat is een slimme techniek die open vragen voorlegt aan medewerkers en hen vervolgens, via een algoritme, confronteert met de antwoorden van collega’s. Vanzelfsprekend anoniem. De deelnemer kan vervolgens de antwoorden van die collega’s waarderen en zijn eigen opvattingen aanscherpen of bijstellen. Hiermee krijg je als or een breed en genuanceerd beeld van de opvattingen van de achterban over van een bepaald thema.”

Een andere manier van digitaal samenwerken is deelname aan een online community-platform. “De afgelopen periode konden fysieke netwerkbijeenkomsten nauwelijks plaatsvinden”, zegt Pieké. “Maar gelukkig is er een online alternatief. Op een community-platform kom je online in contact met collega-or’s en deel je kennis en ervaringen. Zo breid je je kennis uit en word je geholpen door ondernemingsraden die een soortgelijk vraagstuk eerder behandelden. Een grote meerwaarde ten opzichte van fysieke bijeenkomsten is dat een online community anywhere, anytime voor je beschikbaar is. En dat je als organisatie uit bijvoorbeeld Zuid-Limburg ook eens in contact komt met een collega-organisatie uit bijvoorbeeld Groningen. Fysieke afstand is niet meer beperkend voor kennisdeling.”

Nadelen

Al het or-werk online dus? Nee, dat is geen quote waar Pieké zijn naam aan wil verbinden. “Laten we weer teruggaan naar die pensioentraining. Ja, de elementaire kennisoverdracht gaat prima online. En hetzelfde geldt voor een groot deel van de eerste stappen in positionering en de visievorming: wat vindt de or belangrijk, en hoe vertaalt al die kennis zich naar jouw organisatie? Maar als je vervolgens wil vaststellen ‘hoe’ je wilt werken en met welke strategie, dan ligt er meer gewicht op het menselijk aspect. En online laten mensen niet snel het achterste van hun tong zien. Dus zou ik bij deze onderwerpen toch bij elkaar gaan zitten.”

Het is heel belangrijk om elkaar fysiek te ontmoeten, want daarmee krijg je extra informatie

Datzelfde geldt volgens hem voor het overleg met de bestuurder. “Stel, die bestuurder kondigt een reorganisatie aan, met gedwongen ontslagen. Dan is het heel belangrijk om elkaar fysiek te ontmoeten, want daarmee krijg je extra informatie. Natuurlijk, hij kan zeggen dat hij het er moeilijk mee heeft, maar blijkt dat ook uit zijn lichaamstaal? Zit hij te trillen met zijn been, of heeft hij zwetende handen? Hoe vertrouwelijker het wordt, hoe menselijker, hoe belangrijker ook dat fysieke contact. Ja, dit interview was beter verlopen als we het niet via Zoom hadden gedaan, maar met een kop koffie in een café.”

Innovatie

Terug naar de stelling in het begin van dit artikel: de or moet online. We hebben net gezien: dit is geen universele regel, maar dat is volgens Pieké ook geen excuus om alles maar bij het oude te laten. En die neiging ziet hij bij or’s wel een beetje. “De werkdruk speelt hierin een rol; innoveren en je nieuwe dingen eigen maken kost nu eenmaal tijd én denktijd. Een tweede factor die meespeelt is dat veel or-leden betrekkelijk lang lid zijn. Daardoor hoor je af en toe redeneringen als: ‘We doen het altijd al zo’. Nieuwe leden brengen nieuwe ideeën en perspectieven met zich mee, ook op het terrein van online werken.”

Maar hij moet erbij zeggen: in de volle breedte zien we  na de laatste anderhalf jaar een kanteling in het online samenwerken. “Tijdens de lockdown hebben veel or-leden noodgedwongen met digitale middelen leren omgaan, en daardoor hebben ze ook kennisgemaakt met de voordelen. Want dat werkoverleg of die or-vergadering duurde normaal gesproken een hele middag. En nu was die in een uurtje gepiept.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met LOR en MZ Services.