Hybride werken. Het klinkt mooi. Maar wat betekent het nou precies en waarom zou de ondernemingsraad zich hiermee bezig moeten houden?
De coronapandemie heeft geleid tot een nieuwe visie op de werkplek. Thuiswerken, een ontwikkeling die al langzaam was ingezet, heeft in korte tijd een enorme versnelling doorgemaakt. Werkgevers die technische, culturele of mentale blokkades hadden tegen werken op afstand, zijn nu vaak ‘om’. Ook werknemers hebben kunnen ervaren hoe het is om niet meer permanent op kantoor te werken.
- Tip! Hybride werken betekent werken op basis van vertrouwen en verantwoordelijkheid. Dat vraagt om een andere manier van leidinggeven. Hybride werken is een heel andere werkwijze, ook met gevolgen voor de or zelf. Volg daarom de eendaagse training ‘Hybride werken voor de OR’ op 19 april 2022.
Veel genoemde voordelen: de werk-privébalans werd beter, de productie bleef minimaal gelijk, minder vierkante meters kantoorruimte nodig, minder verkeer op de weg en minder druk in het OV, makkelijker mensen kunnen aannemen die verder weg wonen. Nadelen zitten vooral in minder ontmoetingen op de werkvloer, en dus minder direct contact met collega’s.
Van tijdelijk naar permanent?
Veel organisaties zoeken nu naar methodes om die tijdelijke werkwijze om te zetten naar een permanente, ingebed in het HR- en organisatiebeleid. Ook wel genoemd het hybride werken. Werknemers werken dan deels thuis, en deels op kantoor of elders. De Ministerraad heeft al besloten dat hybride werken het uitgangspunt zal zijn voor werken bij het Rijk. Verder zijn er al tientallen cao’s afgesloten met passages over het hybride werken. De in oktober afgesloten cao Rijk regelt het zelfs verregaand in.
In de praktijk maakt het nogal wat verschil in hoeverre hybride werken verplicht of vrijwillig wordt ingevoerd. Sommige werknemers mogen, anderen moeten hybride werken. Vooral bij overheden en semi-overheden en in de dienstverlening, zoals bij banken en verzekeraars neigt men steeds vaker naar een verplichting. De 40-40-20-regel is in opkomst: 40% moet je thuiswerken, 40% op kantoor en van 20% van de arbeidstijd kun je zelf bepalen of je thuis of op kantoor werkt.
Voorwaarden: ruimte en duidelijkheid
Permanent invoeren van hybride werken als norm moet in onze ogen aan twee voorwaarden voldoen. Allereerst dient er ruimte te zijn om in individuele gevallen van de algemene verplichting af te wijken. Een privé-situatie kan om allerlei redenen niet geschikt zijn om thuis te werken: van een beperking in fysieke ruimte tot aan een sociaal onveilige situatie. Maatwerk dus.
Or, laat jezelf niet op afstand plaatsen!
Ten tweede dient er een totaalpakket aan beleid te zijn om het hybride werken goed vorm te geven. Waaronder: duidelijkheid over de verdeling thuis-kantoor-keuze, voldoen aan arbeidsomstandigheden, privacy op orde brengen, transparantie over de manier van controleren, de juiste vergoedingenstructuur, regels over arbeidstijden en bereikbaarheid. Hoe beter en completer het pakket, hoe redelijker de invoering van het (verplichte) hybride werken en hoe eerder invoering arbeidsrechtelijk zal zijn toegestaan.
Checklist thuiswerkplek
Op het gebied van arbo en preventie is veel te doen bij de invoering van het hybride werken. De werkgever is immers verantwoordelijk voor een goede werkplek. Ook heeft hij de verplichting risico’s en gevaren voor de gezondheid te voorkomen of beperken. Het gaat er bij de thuiswerkplek vooral om dat de werknemer het werk in een goede houding kan verrichten. Met optimale ondersteuning van het lichaam, op de juiste werkhoogte, met alle materialen en producten binnen handbereik en met voldoende voet- en beenruimte. Voor de optimale inrichting bestaat een “checklist thuiswerkplek” in de arbeidsomstandighedenregeling.
Thuis-RI&E
Een werkgever moet de risico’s die samenvallen met het thuis of elders werken specifiek te benoemen en mee te nemen in de RI&E: de risico-inventarisatie en evaluatie. Welke (extra) gevaren zijn er in thuissituaties? Welke risico-beperkende maatregelen zijn mogelijk om deze gevaren te voorkomen of beperken? Dát moet de werkgever beschrijven. Bedenk bijvoorbeeld dat bijna al het thuiswerk (langdurig) beeldschermwerk betreft.
Maar de RI&E gaat verder. Is er thuis niet een groter gevaar dat iemand lang doorwerkt zonder pauzes te nemen? Is er een groter gevaar dat er in verkeerde houdingen wordt gewerkt? Dat er eerder sombere gevoelens of gevoelens van eenzaamheid ontstaan omdat er minder contact is met collega’s? Dat er met verkeerd licht wordt gewerkt? Door de juiste voorlichting, goede controle en het ter beschikking stellen van de juiste middelen kan veel ellende worden voorkomen. De kosten voor deze maatregelen komen overigens altijd voor rekening van de werkgever.
- Tip! Medezeggenschap binnen de overheid is een verhaal apart. Denk aan het politiek primaat, de spagaat tussen uitvoering en beleid en de menselijke maat beter zichtbaar. Volg daarom op 19 mei 2022 OR in de overheid, het speciale online event voor ondernemingsraden bij overheden.
Rol or
De rol van de ondernemingsraad bij het hybride werken is niet gering. Op basis van artikel 27 lid 1 sub d WOR moet de werkgever een nieuwe RI&E, of aanpassing van een bestaande RI&E, ter instemming voorleggen aan de or. Dat geldt ook voor ander arbeidsomstandighedenbeleid bij hybride werken.
Veel or’s kennen ook een eigen instemmingsrecht op het gehele HR-beleid of personeelshandboek. Wanneer de invoering van het hybride werken leidt tot aanpassingen hierin, zal het instemmingsrecht eveneens van toepassing zijn.
- Tip! Ondernemingsraden hebben een stimulerende taak bij de naleving van de in de onderneming geldende voorschriften, volgens artikel 28, lid 1 van de WOR. Sommige onderdelen zijn zelfs instemmingsplichtig. Check de details in de Kennisbank OR in de Praktijk.
Privacy
Tot slot zal de monitoring van werknemers die thuiswerken, bijvoorbeeld via software die bijhoudt of een werknemer is ingelogd, moeten leiden tot een instemmingsaanvraag in het kader van artikel 27 lid 1 sub l WOR. Eventueel beleid voor de verwerking van persoonsgegevens die bij deze monitoring hoort is vervolgens instemmingsplichtig op basis van artikel 27 lid 1 sub k WOR.
Voor de invoering van het hybride werken geldt voor de ondernemingsraad hoe dan ook: laat je niet op afstand plaatsen!
Mr.drs. Stefan Jansen & dr.mr. Steven Jellinghaus zijn als advocaat verbonden aan De Voort advocaten│mediators.
Lees ook:
Geef een antwoord