Nieuwsbrief in plaats van jaarverslag, kan dat?

Onze ondernemingsraad heeft tijdens zijn huidige zittingsperiode nog geen jaarverslag gepubliceerd. De voorzitter van de or is hier onlangs op aangesproken. In principe klopt dat, maar wel hebben we elke maand een nieuwsbrief aan alle collega’s gestuurd. Moet er dan alsnog een jaarverslag worden opgesteld?

Or-leden hebben het vaak enorm druk. Een jaarverslag heeft dan vaak niet de prioriteit, al is het maar omdat het opstellen ervan tijdrovend kan zijn. De Wet op de Ondernemingsraden houdt met die tijdnood echter geen rekening. Artikel 14 van de WOR bepaalt dat in het or-reglement voorschriften moeten staan over het opmaken en het publiceren van de verslagen van de or-vergaderingen en van het jaarverslag van de ondernemingsraad.

• Tip! De relatie met de achterban is voor menig or een bron van informatie, maar ook van zorg. Volg daarom de training Communiceren met de achterban, op 15 maart, 19 mei of 4 oktober 2022. Leer in één dag hoe je het beste communiceert met al die verschillende doelgroepen in je organisatie.

Waar staat de or?

Als or zul je je hier dan ook aan moeten houden, en het is om meerdere redenen ook verstandig om dit te doen. Or-leden worden gekozen door de achterban, die er belang bij heeft om te weten welke ontwikkelingen er gaande zijn en welke standpunten de or daarbij heeft ingenomen. Communicatie en het actief informeren van de achterban vormt een wezenlijk onderdeel van de taken van de or. Het jaarverslag biedt de or de mogelijkheid om standpunten en visie in een grotere context te schetsen. En ook om duidelijk te maken wat de speerpunten van de huidige or zijn.

In het jaarverslag kan de or zijn standpunten, visie en speerpunten duidelijk maken

De zichtbaarheid van de or zorgt er tevens voor dat de positie van de or binnen de onderneming versterkt wordt door de steun van de achterban. Zichtbaarheid van de or draagt daarnaast uiteraard bij aan het vinden van kandidaten voor de or bij een volgende verkiezing. Elke maand een nieuwsbrief versturen komt niet in de plaats van een jaarverslag. Wel zijn deze nieuwsbrieven een goed uitgangspunt voor een jaarverslag.

Goede voorbeelden zijn er genoeg

Een jaarverslag hoeft overigens niet per se aan het einde van het kalenderjaar te worden opgesteld. Je kunt er als or ook voor kiezen om dit te publiceren na afronding van een zittingsjaar. Dat is wellicht het meest logische moment. Want dan is de or in staat om een goed overzicht te geven van de besluiten en ontwikkelingen waar hij bij betrokken is geweest.

In het SER-voorbeeldreglement staat dat de secretaris het verslag opstelt. Als je als or het geluk van een ambtelijk secretaris hebt dan is dat logisch. Zo niet, dan zou ik er vooral voor kiezen dat iemand die vlot schrijft en plezier heeft in het maken van een jaarverslag die taak op zich neemt. Ondernemingsraden die inspiratie willen opdoen raad ik aan om eens rond te struinen op het internet. Daar zijn veel lezenswaardige jaarverslagen te vinden.