Zelforganisatie als vorm van medezeggenschap

Neos verzorgt in Eindhoven de opvang van daklozen en vrouwen die te maken hebben met huiselijk geweld. Een tak van de zorg die erg in beweging is. Tel daar de corona-crisis bij op en je weet dat er voldoende werk is voor de ondernemingsraad. We spreken hierover met voorzitter Ferdi van Hout.

De or van Neos bestaat uit negen leden en daarnaast wordt er een professioneel ambtelijk secretaris ingehuurd, vertelt Ferdi. ‘We hebben vier uur in de week voor de or, dus daar moeten we goed gebruik van maken. Daarom werken we binnen de or met verschillende werkgroepen, zoals voor ARBO, HR, strategie en financiën en or-taken. Zo kunnen we de beschikbare tijd efficiënt over de verschillende deelgebieden verspreiden.’

• Tip! Door de coronacrisis is de aandacht voor de zorgsector enorm gegroeid. Welke actuele ontwikkelingen in medezeggenschap en governance spelen er nu en wat betekent dat voor jouw OR? Bezoek Or in de zorg, hét congres voor ondernemingsraden in de zorg op 9 juni 2022 en je bent helemaal op de hoogte.

Coronacrisis

De or heeft bij Neos te maken met een relatief nieuwe bestuurder. Die is nu iets meer dan een jaar in functie. Veel persoonlijk contact heeft Ferdi nog niet met hem gehad, maar hij is er wel van overtuigd dat medezeggenschap belangrijk is voor Neos. ‘Ik vind het goed georganiseerd. We gaan ook echt uit van een gezamenlijk belang en we proberen besluiten ook echt in gezamenlijkheid vorm te geven.’

We hebben heel goed samengewerkt en de organisatie heeft het goed opgepakt

Juist in de coronacrisis moest er heel hecht worden samengewerkt, geeft Ferdi aan. Want in de zorg moest heel snel worden gehandeld. ‘We werken met een risicovolle doelgroep, dus er moesten heel snel maatregelen worden genomen.’ De or wilde niet de vertragende partij zijn. Hij heeft toen ook niet vastgehouden aan formele behandelingen en trajecten. ‘Het gaat dan om vertrouwen naar de organisatie toe om het snel op te pakken’, zegt Ferdi. ‘We werden wekelijks op de hoogte gehouden. De or bracht deze signalen in. We hebben heel goed samengewerkt en de organisatie heeft het goed opgepakt.’

Ferdi is trots op wat Neos in zo’n korte tijd heeft weten neer te zetten voor de doelgroep. Een corona-unit, met nauwe afspraken met de straatarts en testen op locatie. Overigens zijn er nauwelijks uitbraken geweest onder daklozen. ‘Er is opvallend weinig gebruik van gemaakt.’

Oude en nieuwe or

Door de corona-crisis is de oude or langer blijven zitten dan de bedoeling was. In april waren er verkiezingen en pas in september is de nieuwe or geïnstalleerd. ‘Er ging op dat moment heel veel ervaring weg. Er waren mensen die 20 jaar in de or hadden gezeten die zich niet meer verkiesbaar hadden gesteld. Dat terwijl de nieuwe or voor de helft bestaat uit mensen die helemaal nieuw zijn in het vak. In de crisistijd vond men het verstandiger dat het werk gedaan werd door mensen die het or-werk in hun vingertoppen hadden, zodat het ‘on-the-fly’ kon worden gedaan.

Ferdi, die dus ook pas vanaf september voorzitter is, heeft daar geen spijt van. ‘De huidige or is helemaal gevormd in coronatijd. Die mensen meenemen via een schermpje is wel een uitdaging’, vindt hij. ‘Als je als nieuweling niet helemaal zeker bent hoe je een vraag moet stellen, dan stel je die minder makkelijk in een online vergadering, terwijl er live of in de wandelgangen wel ruimte voor was geweest.’ Sowieso duurt het volgens hem zeker een jaar voor je echt gevoel krijgt voor het werk van de or, voor wat belangrijk is en wat niet. Maar: ‘dat komt helemaal goed’, verzekert Ferdi me.

Zelforganisatie

Als ik Ferdi vraag waar hij echt trots op is, dan komt er niet alleen trots naar voren op het werk van de or. Ferdi is ook trots op de hele organisatie van Neos, waar sinds een jaar of vier een beweging op gang is gekomen naar zelforganisatie. Daarbij wordt de verantwoordelijkheid steeds meer van de leidinggevende overgeheveld naar de uitvoerende.

De nieuwe bestuurder maakt het hele proces nog meer bottom-up, geeft Ferdi aan. ‘Inhoudelijk kregen we het als or daardoor ook veel makkelijker, want zelforganisatie is al een vorm van medezeggenschap. De medewerkers worden namelijk al heel sterk betrokken bij wat er gebeurt. Wij toetsen dan vooral het proces en of het allemaal goed verlopen is. En we proberen er de scherpe kantjes vanaf te halen.’

Communicatie

Een neveneffect van zelforganisatie is dat de communicatie soms een knelpunt is en ontwikkeld moet worden. Daarom investeert Neos nu in de communicatie, bijvoorbeeld op het gebied van sociale media. De or heeft daar nu een werkgroep voor. ‘Wij willen daaraan bijdragen. We zien dat medewerkers regelmatig zo opgaan in de waan van de dag met hun cliënten, dat ze de communicatie van Neos niet altijd goed lezen.’ De or heeft getoetst of informatie is overgekomen bij de medewerkers. ‘Soms denk je dat iets helder gecommuniceerd wordt, maar dat toch niet alle informatie is geland.’

Ambtelijk secretaris is heel waardevol

Om het werk van de or te doen is er veel kennis nodig van wet- en regelgeving, jurisprudentie en best practices. De or van Neos heeft heel veel aan de professionele ambtelijk secretaris die vanuit de organisatie beschikbaar is gesteld. Zij heeft veel kennis en deelt die graag. Ook krijgen ze veel informatie van de vakbonden. Daarnaast worden ze door het bestuur en het management voorzien van uitgebreide toelichting en informatie.

Lees ook:

• Samenwerken in de zorg, met een sleutelrol voor de or
• Zorg-or’s in coronatijd: ‘Nieuwe normaal startte vrijwel meteen’

• Or kan wat doen met ziekteverzuim

Verder maakt de or van Neos ruim gebruik van het recht op training. Vroeger gingen ze twee keer per jaar twee dagen op training bij dezelfde trainer, waarbij ze het hadden over de zaken die er speelden binnen de organisatie. Dat had als voordeel dat de trainer hen en Neos goed kende. ‘Maar de laatste tijd gaan we voor specifieke cursussen en trainingen.’ Zoals een cursus over financiën, waar ze leren hoe ze een begroting moet lezen en van commentaar voorzien. Ook gingen ze op een cursus over ARBO, waar ze meer leerden over onder andere de RI&E.

Pro-actief communiceren

Binnenkort gaat de or op een cursus communicatie met de achterban. ‘Daar gaan we beter leren hoe we niet alleen reactief kunnen communiceren, maar ook proactief. We moeten beter inspelen op wat er gaande is, want dat is in tijden van corona lastiger geworden. We zijn verder van de achterban verwijderd geraakt. De ambulante zorgverleners zijn bijvoorbeeld altijd op pad en door corona komen we ze ook minder tegen op de locaties. De kennis die we bij de cursus opdoen gaan we dan ook inzetten om die achterban uitgebreid te raadplegen.’

Die kennis gaat over uiteenlopende thema’s, zoals jaarplannen binnen verschillende teams, maar bijvoorbeeld ook over het werkgeluk binnen de organisatie. Ferdi vindt dat belangrijk, want ook in een organisatie waarin werknemers zichzelf organiseren blijft het belangrijk dat iedereen wordt gehoord. Daar staat de hele or van Neos voor in.