Stap eens uit die gebruikelijke patronen!

Bij de komst van vele vluchtelingen uit Oekraïne in Nederland moest gezocht worden naar geschikte woonruimte. De gebruikelijke (asiel)procedures bleken niet langer nuttig. Geen tijd voor bureaucratie! Aan gemeentes werd gevraagd om ‘out of the box’ te denken. Kan de ondernemingsraad hier iets van opsteken?

Met een nieuwe kijk op problemen zijn oplossingen vaak sneller nabij. Deze gedachtegang kan ook helpen als het overleg tussen or en bestuurder vastloopt. Kijk er eens met een andere blik naar.

De puzzel oplossen

Ondernemingsraden ervaren regelmatig dat problemen niet worden opgelost, omdat de belangen tussen personeel en organisatie uiteenlopen. De or en de bestuurder kijken elk vanuit hun eigen referentiekader. Openstaan voor alternatieven kan helpen.

• Tip! Organisaties zijn aan het reorganiseren, herstructureren en fuseren. Soms kan je het als or moeiteloos volgen. Maar er zijn ook veranderingen waar je het nut maar moeilijk van inziet. Volg de Studiedag OR verandertrajecten op 11 oktober 2022 en je stuurt als or-lid het veranderproces makkelijker in de gewenste richting.

Allereerst is het de vraag of elk probleem wel (volledig) kán worden opgelost. Een legpuzzel waarvan een stukje ontbreekt, kan bijvoorbeeld niet worden opgelost. Het leven (en het werk) zit vol met incomplete puzzels. Om die op te kunnen lossen moet je soms andere strategieën gebruiken. Laten we die legpuzzel eens als voorbeeld nemen.

Algoritme of heuristiek?

Welke strategie gebruik je gewoonlijk bij een legpuzzel? Wat je zou kunnen doen is één-voor-één alle puzzelstukjes uitproberen. Je neemt het hoekstukje linksboven en past net zo lang tot je een stukje vindt dat aansluit. Daarna volg je dezelfde procedure met stukje nummer drie. Dit is echter tijdrovend, arbeidsintensief en geestdodend. Je zou een computerprogramma kunnen ontwikkelen dat de puzzel op die manier oplost, met behulp van een algoritme. Maar zo’n programma zal direct stoppen zodra er een stukje ontbreekt. De computer kan dan niets meer vinden dat aansluit.

Een heuristiek gaat uit van eerdere ervaringen, waarschijnlijkheden en creativiteit

Bij het oplossen van een legpuzzel ga je gewoonlijk anders te werk. Je zoekt gelijke kleuren en probeert patronen te herkennen. Je legt alle lichtblauwe stukjes apart omdat je ervan uitgaat dat die bij de lucht horen. Om de puzzel op te lossen maak je geen gebruik van een algoritme, maar van een zogenaamde heuristiek. Je gaat uit van eerdere ervaringen, waarschijnlijkheden en creativiteit.

Beperkende gewoontes

Als een methode helpt bij het vinden van een oplossing zijn we echter geneigd deze methodiek steeds opnieuw te blijven gebruiken. Zelfs als die andere toepassing faalt. Als je je sleutels kwijt bent, zal je eerst zoeken op plaatsen waarvan je vermoedt dat je ze hebt gelaten. Als je ze daar niet kunt vinden, is het handig om systematisch alle plaatsen af te lopen waar je bent geweest (een algoritme). Maar soms kijken we steeds weer op plekken waar we al eerder zochten, terwijl we weten dat de sleutels daar niet liggen.

Doe eens iets anders!

In je zoektocht naar de oplossing van problemen kun je vastraken in een verkeerde benadering en daarin blijven hangen. Een voorbeeld dat vaak gegeven wordt, is het negen-punten-probleem. Teken op papier drie rijen van drie punten, zoals onderstaand.

Probeer nu alle negen punten met elkaar te verbinden met vier rechte lijnen, zonder je pen van het papier te nemen. Dit is een onmogelijke opgave zolang je blijft proberen de lijnen binnen het denkbeeldige kader rondom de punten te houden. Zodra je buiten dit kader denkt, is de oplossing simpel:

Denk buiten de geijkte kaders van het or-werk

Bij de praktische problemen die je in het or-werk tegenkomt, is het vaak ook een kwestie van buiten de gebruikelijke kaders denken. Hier volgen voorbeelden van hoe je dit kunt doen:

1. De juiste analogie zoeken

Om een probleem op te lossen, kun je op zoek gaan naar een soortgelijk probleem, een analogie. In een onderzoek van Gick en Holyoak (1980) kregen proefpersonen dit probleem voorgeschoteld:

Een patiënt heeft een inoperabele kwaadaardige tumor. Sterke bestraling kan de tumor vernietigen, maar zal ook gezond weefsel stuk maken. Lichte bestraling spaart gezond weefsel, maar heeft geen effect op de tumor. Welke procedure kan gevolgd worden om de tumor te vernietigen, zonder ook het gezonde weefsel stuk te maken?

Dit tumorprobleem werd door 5 tot 10% van de proefpersonen opgelost. Dit aantal werd aanzienlijk hoger (75%) na het lezen van onderstaand verhaal.

Een generaal wilde een vijandig fort innemen. Hij wist dat hij alleen succes zou hebben als zijn hele leger zou aanvallen. De vijand had echter mijnen aangelegd waar kleine groepjes mensen wel overheen konden lopen, maar die zouden ontploffen bij de druk van een heel leger. De generaal splitste zijn leger toen op in kleine groepjes die via verschillende toegangswegen aanvielen.

2. Van achteren naar voren redeneren

Problemen worden vaak benaderd vanuit de huidige situatie. Er wordt gestart bij het beginpunt en zo toegewerkt naar de oplossing. Je kunt echter ook starten bij het eindpunt – de gewenste situatie. Voorbeelden zijn de doolhoven in de vakantieboeken voor kinderen: hoe vindt Winnie de Poeh de honing? Kinderen proberen de verschillende wegen die Winnie kan lopen. Soms ontdekken zij dat het veel gemakkelijker is om bij het eindpunt te beginnen en van daaraf terug te lopen naar het begin.

3. Het probleem omdraaien

Soms kun je geweldige inzichten krijgen door het probleem om te draaien. Je wilt bijvoorbeeld ontdekken hoe je sneller en effectiever kunt vergaderen. Draai dit eens om en denk erover na wat ervoor nodig is om je vergaderingen lang te laten duren zonder enig zinnig resultaat te bereiken.

4. Het probleem groter of kleiner maken

Door het perspectief te veranderen, krijg je soms een ander inzicht in het probleem. Maak van een klein probleem in gedachten een wereldprobleem. Bedenk dan hoe wereldleiders over dit probleem zouden communiceren. Spreekt de bestuurder over grote financiële problemen? Maak ze dan kleiner. Bedenk wat je zou doen als ze in jouw portemonnee pasten.

5. Gooi je humor in de strijd

Humor kan een ander licht werpen op een probleem. Ga eens op zoek naar wat er grappig is aan je probleem. Niet om het minder serieus te maken, maar om er anders tegenaan te kijken. Humor is de basis voor creativiteit. Als je je problemen kunt relativeren en ze met humor kunt bekijken, zal je verbaasd staan hoe snel de oplossing soms nabij is.

Meer lezen over dit onderwerp: zie relativeren.nl