Procesbewakers

We hebben net weer een tweedaagse or-cursus achter de rug. Wel vermoeiend, vind ik altijd. Maar bovenal natuurlijk heel waardevol. Goed om weer als team bij elkaar te zitten, en het ook samen te hebben over andere dingen dan het inhoudelijke or-werk. Deze keer was het extra speciaal.

Want terwijl we nog altijd volledig digitaal vergaderen, waren we nu twee dagen fysiek bij elkaar. Overigens bleek dit dan ook niet geheel zonder risico, want zo’n kwart van de deelnemers is achteraf daar besmet geraakt met corona. Maar goed, dat even hierbuiten gelaten.

• Tip! Tijdens de Basiscursus Medezeggenschap, dit jaar elke maand te volgen, leer je alles wat je nodig hebt om je werk als or-lid optimaal uit te voeren.

Leren evalueren

De afgelopen tweedaagse stond in het teken van evalueren. Hoe doe je dat nu eigenlijk, samen terugkijken op een stuk dat je als or behandeld hebt. Inmiddels zijn we wel gewend om even terug te blikken, maar vaak gaat dit alleen over de inhoud. Nu stond een complete evaluatie centraal, ook op het proces. Eerst gingen we als or intern aan de slag. De uitdaging in dit soort gesprekken is om niet steeds de inhoud in te duiken. Dat bleek soms lastiger dan gedacht. Gelukkig zijn er onder de or-leden een paar procesbewakers.

De rol

Een procesbewaker luistert nauwkeurig, en voelt misschien van nature ook wel makkelijker aan wanneer het gespreksniveau verandert van inhoud naar proces of andersom. Een procesbewaker gaat niet altijd helemaal mee de inhoud in, maar focust op het vergaderproces. Daarom lijkt een procesbewaker misschien soms wat afweziger.

Het is van belang dat de procesbewaker de dingen deelt die hem of haar opvallen binnen de communicatie. Niet altijd een makkelijke rol, kan ik uit ervaring zeggen. Iemand onderbreken in een vurig betoog met de mededeling dat we toch echt weer te veel op inhoud zitten, is niet altijd leuk om te doen. Al moet ik zeggen dat zo’n interventie binnen onze raad inmiddels wel door iedereen geaccepteerd wordt omwille van het efficiënte vergaderproces.

Evaluatie van de evaluatie

Traditiegetrouw kwamen ook onze gesprekspartners van de RvB en P&O langs tijdens onze cursus. Wij hebben hen ook gevraagd mee te doen met een evaluatie. Er volgde een fijn en open gesprek, waar meteen ook enkele actiepunten voor ons beide uit naar voren kwamen. Maar het mooiste vond ik misschien nog wel, de volgende ochtend, onze eigen evaluatie binnen de or van dit gesprek.

We concludeerden dat het een goed gesprek was. Voor het eerst hadden we het uitgebreid over hoe de vragen waren gesteld, hoe andere leden dit hadden ervaren, wat de reacties hierop waren en hoe we vooral onderwerpen met meer emotionele lading nog beter hadden kunnen verwoorden.

Hierbij bleek opnieuw hoe waardevol de inbreng van de procesbewakers is, ook tijdens een evaluatie. Het zijn misschien niet de mensen die inhoudelijk het meeste inbrengen tijdens een vergadering. Maar het zijn wel de mensen die de structuur aan weten te brengen, de communicatie kunnen helpen verbeteren én een grote bijdrage kunnen leveren in de evaluatie!