Kan de vertrouwenspersoon goed functioneren?

Talloze medewerkers worden op hun werk geconfronteerd met ongewenst gedrag, zoals pesten, seksuele intimidatie, discriminatie en agressie. Het is belangrijk dat zij met hun problemen terecht kunnen bij een vertrouwenspersoon. Maar is die wel in staat om de vereiste taken goed uit te voeren?

Al jarenlang laten landelijke onderzoeken zien dat ongewenst gedrag op het werk op grote schaal plaatsvindt. De meest recent Arbobalans van TNO meldt dat in één jaar tijd maar liefst 19,3 procent van de werknemers één of meerdere keren te maken heeft gehad met ongewenst gedrag door collega’s of leidinggevenden.

• Tip! Wat valt er precies onder adviesrecht en instemmingsrecht? Met de Verdiepingscursus advies- en instemmingsrecht, in 2022 onder andere op 13 september, weet je dat veel sneller. Ook heb je dan duidelijker voor ogen wat het voorgenomen besluit exact inhoudt en welke gevolgen dat voor de werknemers heeft.

Recente berichten over grensoverschrijdend gedrag onderstrepen het belang van een uitgewerkt beleid op dit terrein. Het aanbieden van laagdrempelige steun voor slachtoffers is een belangrijk onderdeel van zo’n beleid. Het antwoord van John de Mol op vragen over wantoestanden bij The Voice kwam niet verder dan de vage term ‘loketten’ voor slachtoffers. Maar medewerkers moeten kunnen rekenen op een vertrouwenspersoon. Om zo’n vertrouwenspersoon goed te laten functioneren, moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan.

Voldoende en juiste positie?

De werkgever wijst één of meer onafhankelijke vertrouwenspersonen aan. Een vertrouwenspersoon kan iemand uit de eigen organisatie zijn die deze taak naast haar/zijn gewone werk uitvoert. En/of een externe vertrouwenspersoon, bijvoorbeeld van de arbodienst, een gespecialiseerd bureau of van de sector.

Medewerkers moeten kunnen rekenen op een vertrouwenspersoon

Het voordeel van meerdere vertrouwenspersonen is dat een slachtoffer dan de keuze heeft aan wie de gevoelige kwestie voor te leggen. En bovendien kan het een betere afspiegeling zijn van de samenstelling van het personeel. Het is mede aan de ondernemingsraad om te bepalen hoeveel vertrouwenspersonen nodig zijn, en of die intern dan wel extern worden gezocht. Een combinatie is trouwens ook mogelijk.

Duidelijke taken?

In de praktijk blijken er uiteenlopende ideeën te bestaan over wat van een vertrouwenspersoon verwacht kan worden. Daarom is het belangrijk om te zorgen voor een duidelijke taakstelling, met het volgende uitgangspunt. Een vertrouwenspersoon heeft als centrale taak om een medewerker te ondersteunen na een incident op het gebied van ongewenst gedrag.

Afhankelijk van de wens van de betrokken medewerker kan de vertrouwenspersoon:

• een luisterend oor bieden;
• helpen bij het bepalen van een passende aanpak van het probleem;
• begeleiding bieden aan het slachtoffer bij:
  • bemiddeling tussen de betrokken partijen door een mediator;
  • of bij het indienen van een officiële klacht, etc.

Daarnaast hebben vertrouwenspersonen op hun werkgebied een adviserende en voorlichtende taak binnen de organisatie. Zij verstrekken jaarlijks een geanonimiseerd overzicht van de bij hen gemelde incidenten aan werkgever en ondernemingsraad.

Onafhankelijk?

Een vertrouwenspersoon moet onafhankelijk zijn. Een personeelsmanager, leidinggevende of bedrijfsarts wordt door de Arbeidsinspectie als onvoldoende onafhankelijk beschouwd. Verder is het goed om hierin de gedragscode van de Landelijke Vereniging Vertrouwenspersonen te volgen: “De vertrouwenspersoon stelt zich onafhankelijk op en dient zich uitsluitend te laten leiden door de belangen van de medewerker en nimmer door eigen belang, dan wel eventuele belangen van de organisatie. De vertrouwenspersoon staat naast de medewerker, begeleidt en ondersteunt de medewerker. Nimmer mogen handelingen worden verricht tegen de wil van de medewerker, tenzij wettelijke bepalingen anders bepalen of sprake is van een conflict van plichten waardoor hij in gewetensnood komt. De vertrouwenspersoon treedt niet op als bemiddelaar. De vertrouwenspersoon is geen onderzoeker en doet niet aan waarheidsvinding.” Hieruit volgt dat een vertrouwenspersoon ook niet zitting neemt in een klachtencommissie.

Deskundig, bekend en geborgd?

De werkgever zorgt voor voldoende scholing en zo nodig deskundige ondersteuning van de intern aangewezen vertrouwenspersonen. Deskundigheid wordt geborgd, bijvoorbeeld door vertrouwenspersonen elke vier jaar te laten certificeren door de Landelijke Vereniging Vertrouwenspersonen (LVV).

Met zijn instemmingsrecht kan de or erop toezien dat een vertrouwenspersoon wordt aangewezen die het vertrouwen van de medewerkers geniet. Spreek ook af met de directie dat de vertrouwenspersonen en hun taken regelmatig bekend worden gemaakt in de organisatie. En ook dat voldoende bekend wordt gemaakt hoe de vertrouwenspersoon te bereiken is. Bijvoorbeeld in teambesprekingen.

Or, gebruik je instemmingsrecht bij de benoeming van de vertrouwenspersoon

Ook is het goed om in het bedrijf een gedragscode op te stellen die aangeeft hoe een vertrouwenspersoon zich dient op te stellen, en vooral ook wat van de organisatie wordt verwacht in de omgang met de vertrouwenspersoon (zie daarvoor de gedragscode van de LVV).

Wat zegt de wet?

De Arbowet schrijft voor dat een werkgever een beleid opstelt om ongewenst gedrag tegen te gaan. Maar de term ‘vertrouwenspersoon’ komt in de arboregelgeving niet voor. Daar staat tegenover dat de Nederlandse Arbeidsinspectie jarenlang bij inspecties in bedrijven en instellingen heeft aangegeven dat een vertrouwenspersoon vereist is.

Aan deze onduidelijkheid kan een einde komen als het wetsvoorstel van GroenLinks wordt aangenomen dat aanstuurt op een verplichting tot het aanwijzen van een vertrouwenspersoon. Waarschijnlijk komt het dit jaar aan de orde in de Tweede Kamer. In arbocatalogi van meerdere sectoren is overigens al geruime tijd een vertrouwenspersoon voorgeschreven, bijvoorbeeld bij hbo en mbo, textiel- en tapijtindustrie, vleessector en de gerechtsdeurwaarders.

Tips voor de or

Als er nog geen vertrouwenspersoon is aangewezen in de organisatie, dan is het belangrijk om daar als ondernemingsraad op aan te dringen. Geef ook aan dat een or instemmingsrecht heeft over alle keuzes die rond de vertrouwenspersoon te maken zijn. Met dat instemmingsrecht in de hand kan de or daarover afspraken maken met de werkgever.

Leg vast dat de vertrouwenspersoon elk jaar een verslag stuurt naar directie en ondernemingsraad met daarin een geanonimiseerd overzicht van de kwesties die zijn voorgelegd. Zo nodig aangevuld met aanbevelingen voor verbetering van het beleid rond ongewenst gedrag.

Lees ook:

• Een vertrouwenspersoon is nu meer dan ooit nodig
• Een vertrouwensbreuk, wat nu?
• Wat moet de or met grensoverschrijdend gedrag?

Als er in het bedrijf al een vertrouwenspersoon aanwezig is, ga dan na of deze goed kan functioneren. Zijn de juiste keuzes gemaakt rond het aantal vertrouwenspersoon en de interne en/of externe positie? Is de onafhankelijkheid goed geborgd, is de vertrouwenspersoon gedegen opgeleid en voldoende bekend gemaakt? En is geregeld hoe de vertrouwenspersoon binnen de organisatie kan functioneren, bijvoorbeeld met een gedragscode?

Nodig jaarlijks de vertrouwenspersoon uit in een vergadering van de or of or-commissie. Bespreek de bevindingen uit het jaarverslag en kijk samen met de vertrouwenspersoon of aan de voorwaarden is voldaan om goed te functioneren. Stap zo nodig naar de directie als blijkt dat het beleid rond ongewenst gedrag aan verbetering toe is, of als de positie van de vertrouwenspersoon versterkt moet worden.

Koen Langenhuysen is OR-trainer bij Fijn Werk (info@fijn-werk.nl)