Omgaan met ‘gedoe’ in de or

Hoe zorg je ervoor dat de communicatie met de bestuurder niet vastloopt in welles-nietes? Door te kiezen voor een manier van communiceren die verbindt in plaats van veroordeelt. Jan Carel van Dorp maakt ons wegwijs in de gereedschapskist van geweldloos communiceren.

Naar elkaar luisteren en spreken zonder vooringenomenheid of oordeel. Ook wel: communiceren. Het lijkt zo gemakkelijk, maar dat is het in de praktijk niet. Oordelen en gelijk willen hebben zit diep in ons systeem ingebakken.

Veel communicatie, vertelt trainer in geweldloze communicatie Jan Carel van Dorp, bestaat niet uit een ‘horizontale’ uitwisseling van ideeën en bevindingen. Maar uit pogingen van beide partijen om hun ‘gelijk’ te verdedigen, zonder daarbij een stap dichter bij elkaar te komen. Dat gelijk zit het geluk van echt contact in de weg.

• Tip! De relatie met de achterban is voor menig or een bron van informatie, maar ook van zorg. Volg daarom de training Communiceren met de achterban, op 4 oktober 2022. Leer in één dag hoe je het beste communiceert met al die verschillende doelgroepen in je organisatie.

Weerstand

Een oordeel (of belediging) die jij over iemand uitspreekt, zegt meer over jezelf dan over die ander. En dat is jammer, vindt Van Dorp. ‘Als ik iemand aanspreek met een oordeel, bijvoorbeeld: “jij luistert nooit naar ons”, dan sluit degene die aangesproken wordt zich psychisch af. Want wat je zegt roept weerstand op, en dat werkt averechts op de communicatie.’ Kan het ook anders? Jazeker: ‘Het alternatief is communiceren op een manier die verbindend is.’

Waarneming of oordeel?

Van Dorp geeft een voorbeeld uit de weerbarstige praktijk. Een or heeft moeite met de houding van de bestuurder. Er wordt een trainer bijgehaald on dit te bespreken. Als de trainer vraagt wat het probleem is, zegt een or-lid: ‘De directeur heeft een grote mond’. De trainer zegt hierop: ‘Dat is geen waarneming maar een oordeel. Vertel eens wat je feitelijk dwarszit?’ Or-lid: ‘Dat hij altijd het woord voert en nooit iemand anders laat praten.’

Dit komt al iets dichterbij een constatering, maar klinkt nog steeds als een beschuldiging. Gevolg is dat de aangesproken bestuurder in de verdediging schiet. In plaats van te komen tot een uitwisseling die kan leiden tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, zetten beide de hakken in het zand. Ze komen geen millimeter verder.

Waar komt de term ‘geweldloze communicatie’ vandaan? Is er ook communicatie mét geweld?

‘De term komt uit de “non violent movement” van Gandhi uit het midden van de vorige eeuw. Op basis van dat gedachtengoed schreef de Amerikaanse psycholoog Marshall Rosenberg een boek en werd zo grondlegger van de beweging die geweldloze communicatie wil bevorderen.

Uitganspunt is dat je eerst de verbinding zoekt, vóórdat je over de inhoud praat. Het gaat niet om het mijden van fysiek geweld. Het gaat erom dat je een manier van communiceren vermijdt die begint met oordeel en kritiek op de ander, zoals in het voorbeeld. Kijk, in het overleg tussen or en bestuurder kunnen de meningen natuurlijk best botsen. Maar als het goed is willen beide partijen een eindresultaat uit dat gesprek waarmee ieder tevreden kan zijn.’

Hoe pak je dat aan?

‘Dat is helemaal niet zo makkelijk. Mensen laten zich in hun gedrag leiden door allerlei emoties die voortkomen uit oordelen, zonder dat helemaal in de gaten te hebben. De techniek van geweldloze communicatie, die ik ook wel “geweldige communicatie” noem, maakt een onderscheid in verschillende stappen in je communicatie.

Daarvoor is een mate van zelfbesef nodig. Zo moet je weten welke behoeften jij belangrijk vindt. Je zult jezelf de vraag moeten stellen: is er een horizontale lijn, een brug van verbinding mogelijk waarover de woorden en argumenten heen en weer kunnen reizen? Want als je dat niet doet, blijf je vaak steken in gehakketak en welles-nietes. De techniek van geweldloze communicatie reikt je hiervoor de gereedschappen aan. Makkelijk is dat niet, het vereist enige oefening.’

Hoe gaat dat dan, en wat is het resultaat?

‘De truc is dat je de communicatie niet onpersoonlijk maakt door bijvoorbeeld naar de ander te wijzen. Nu zeg jij tegen de collega: wat sloddervos ben jij met die puinhoop op jouw bureau. Diegene voelt zich dan aangevallen en schiet in de verdediging. In plaats daarvan houd je het juist persoonlijk. We hebben allemaal interesse in wat er leeft bij de ander. Wanneer jij iemand uitnodigt om daarover te spreken, zal je merken dat die ander open gaat. Dat is iets magisch, vind ik. Het gereedschap van geweldloze communicatie leert je vier elementen te onderscheiden: waarneming, gevoel, behoefte en verzoek.’

‘Als je de communicatie persoonlijk maakt gebeurt er iets magisch’

‘Je verwoordt eerst wat je waarneemt, bijvoorbeeld: je bureau ligt vol spullen en paperassen. Dan jouw gevoel daarover: ik word onrustig van die wanorde. Dan benoem je de behoefte waar dat gevoel uit voortkomt: ik heb behoefte aan rust, orde en structuur. Vervolgens doe je een verzoek: ik zou het fijn vinden als je bureau wat opgeruimder is, kun jij daarvoor zorgen?

In plaats van voor de aanval kies je hier voor de handreiking. Door je eigen behoefte te benoemen, hou je het bij jezelf. Je maakt jezelf ook niet afhankelijk van die ander: je geeft de macht over je eigen gevoel niet uit handen.’

Behoeften bespreken

‘In ondernemingsraden heerst vaak veel wrevel en ongenoegen. Or-leden hebben bijvoorbeeld het gevoel dat er niet naar hen geluisterd wordt. Bespreek eens met elkaar wat de behoefte is die jullie als groep bindt en die je vervuld wilt zien. Zoals: gehoord worden, serieus genomen worden, betrokkenheid. Van daaruit ga je in gesprek met de bestuurder.

Voor organisaties kan het nuttig zijn om eens te benoemen wat de behoeften zijn, van de organisatie als geheel en van groepen medewerkers. Dat geeft helderheid aan de communicatie. De or is een groep, maar communiceren doe je als persoon, met respect voor de ander. Geweldloze communicatie levert je het gereedschap om te leren wat er in jezelf speelt, hoe je dat naar de ander overbrengt, en hoe jullie beter naar elkaar leren luisteren.’

Lees ook:

• Checklist voor communicatie met de achterban
• Problemen door slechte communicatie or en bestuurder
• Verbeter je communicatiestijl en voorkom conflicten

Open voor jouw verhaal

‘Als je laat zien dat je wil weten wat de ander werkelijk bedoelt, demonstreer je je oprechte belangstelling in die ander. Daarmee voelt diegene zich gehoord en gezien, en stelt zich zelf ook open voor jouw verhaal. Voor mij is dat een prachtig proces. Dat is wat we bedoelen met: leg eerst de verbinding, en begin dan pas over de inhoud.’