De juiste vorm

De juiste vorm

In mijn werk als fysiotherapeut is de vraag om thuis te werken gewoonweg niet aan de orde. In onze or speelt dit vraagstuk des te meer. Ik merk dat de vraag u201cwanneer we weer fysiek gaan vergaderenu201d nu steeds meer verandert in het waarom, en in welke vorm.

Al sinds het ziekenhuisbeleid is verruimd en werken op locatie weer mogelijk is, denken we als dagelijks bestuur na over hoe we dit beleid in de or kunnen toepassen. Zeker in het begin waren met name or-leden die zelf aan het bed hadden gestaan om zorg te verlenen terughoudender in het fysiek vergaderen. Begrijpelijk, en een or-vergadering kan ook prima digitaal. Maar nu de druk op de zorg hoog blijft, kun je je afvragen of er dan wel een goed moment komt om weer fysiek te gaan vergaderen.

Digitaal, fysiek of hybride vergaderen

Veel or-leden zien voordelen van het digitaal vergaderen. Persoonlijk vind ik het ook best fijn om een dag vanuit huis te kunnen werken, dat scheelt toch al gauw een uur reistijd in de spits. Daarnaast lijkt digitaal de vergaderhygiëne zelfs beter dan hiervoor.

Tegelijkertijd zie ik ook voordelen van fysiek vergaderen. De praatjes tijdens het halen van koffie, of vakantieverhalen tijdens de pauze: die kleine momenten zijn zo belangrijk om elkaar goed te leren kennen en een team te vormen. Ik weet dat er ook wel oplossingen zijn om dit digitaal te faciliteren, maar fysiek gaat dit toch veel makkelijker en natuurlijker.

Daarnaast merk ik ook dat in een fysieke vergadering de drempel om elkaar feedback te geven lager is dan tijdens een digitale vergadering. Fysiek kan dit makkelijk even tussendoor en één-op-één, terwijl digitaal het punt vaak meteen veel groter lijkt dan bedoeld.  Dan is er nog hybride, waarbij je wisselend de voordelen van zowel digitaal als fysiek vergaderen hebt, maar waarvoor het in ieder geval belangrijk is dat je over goede vergaderfaciliteiten beschikt.

Een afweging

Aan alle vormen van vergaderen in de or zitten dus voor- en nadelen. Op de vraag of we gewoon weer terug moeten naar hoe we het eerder altijd deden, zou ik niet per se volmondig “ja” antwoorden. Ik denk namelijk dat or-vergaderingen zich op zijn tijd best lenen voor het digitaal vergaderen, en dit zelfs voor meer efficiëntie kan zorgen.

Maar om het team te versterken en het samenwerken te bevorderen zou ik toch ook pleiten voor regelmatig fysiek vergaderen. Zo kun je elkaar goed leren kennen, is het sociale contact makkelijker en het geven van feedback laagdrempeliger.

Hybride vergaderen is wat mij betreft in sommige situaties wel een optie, maar niet als vervanger van het fysiek vergaderen met de gehele raad. Een mooie mengvorm lijkt mij het meest ideaal. Duidelijke afspraken maken over op welke vaste momenten in de cyclus er fysiek vergaderd wordt, en wanneer er ruimte is om digitaal dan wel hybride te vergaderen. Dat is volgens mij nuttig.

Marloes Steenhuisen, OR UMC Utrecht

competenties ondernemingsraad

Zeven skills van moderne medezeggenschap

Medezeggenschap van nu is een spel van elkaar volgen en opvolgen, voortdurend contact houden en inhoudelijk aftasten. Hoe doe je dat? En hoe word je er nog beter in? Je leert het spel in een dag beter spelen tijdens het event 'Zeven skills van moderne medezeggenschap' op 8 december 2022. Bekijk het hele programma.

Marloes Steenhuisen

Marloes Steenhuisen

Marloes Steenhuisen is lid van het dagelijks bestuur van de or van het UMC.

Beeld: Shutterstock

Uitkomst nalevingsonderzoek Wor 2023: kabinet gaat medezeggenschap...

Bij de uitkomsten van het nalevingsonderzoek Wor 2023 zat een actieplan van demissionair minister Karien van Gennip (SZW). We zetten de belangrijkste...

Beeld: Shutterstock

Groeiende behoefte aan meer zeggenschap binnen de zorg

In de zorgsector groeit de behoefte onder personeel aan meer zeggenschap. Werkdruk, complexiteit en digitalisering spelen hierbij een rol. Deze...

Beeld: Shutterstock

Inwerken nieuwe or-leden: zo help je nieuwkomers snel op weg

Iedere ondernemingsraad krijgt eens in de zoveel tijd te maken met nieuwe leden. Dit kan zowel tijdens de lopende zittingsperiode als na verkiezingen...

Beeld: Shutterstock

Geldt ontslagbescherming or-leden ook na afloop or-lidmaatschap?

"Ik weet dat een or-lid tot 2 jaar na het lidmaatschap bescherming geniet. Maar hoe zit het als de or eerder wordt opgeheven?" In de rubriek Vraag &...

Beeld gecreëerd met hulp van Dall-e.

Hoeveel or-leden heb je nodig voor een vergadering?

Voor het houden van een rechtsgeldige vergadering en het maken van afspraken met de bestuurder, is een minimum aantal or-leden vereist. Maar wat is...

Het BOB-model en or-commissies: goed afstemmen in plaats van dunnetjes overdoen

Het BOB-model en or-commissies: goed afstemmen in plaats van...

Het besluitvormingsmodel BOB wordt gebruikt in advies- of instemmingstrajecten. In onze 6-delige serie duiken we dieper in de veelzijdige...

Beeld: Shutterstock

Checklist: denk hieraan bij communicatie met de achterban

Effectieve communicatie met de achterban is belangrijk voor de ondernemingsraad. Het levert informatie op en versterkt de representativiteit van de...

Beeld: Shutterstock

Samenwerking tussen or en vakbond: zo maak je hier efficiënt gebruik...

Ondanks hun gedeelde doelstellingen kunnen ondernemingsraden en vakbonden elkaar soms in de weg zitten. Wat zijn de uitdagingen en hoe kun je werken...