Beter functioneren als team

Insights Discovery is een instrument dat goed bruikbaar is voor het verbeteren van de effectiviteit van de ondernemingsraad. Met dit model begrijp je de gedragsvoorkeuren van de or-leden en hoe die voorkeuren werken in het functioneren als team. Vervolgens kun je gericht bijsturen en de effectiviteit van de or vergroten.

Door Chrétien Sarton

Veel mensen denken dat de basis voor een effectief team ligt in de sfeer van persoonlijke verhoudingen of in samenwerkingsvaardigheden. Dit is maar één aspect van een effectief team.

De leden weten waar hun kracht ligt

Een effectief team steekt de energie in het bereiken van resultaten. In dit team weten de leden waar hun kracht ligt en gebruiken ze die om de resultaten te bereiken. Voor de teamleden zijn taken en verantwoordelijkheden duidelijk. Het team werkt op basis van concrete afspraken en procedures.

Bovendien vertrouwen alle leden op elkaar voor ondersteuning, feedback en motivatie. Een effectief team werkt onderling ook goed samen; de teamleden zijn betrokken op elkaar en de sfeer is goed. Eventuele conflicten lossen de leden op door in gesprek te gaan. Ook creativiteit en de bereidheid om te experimenteren zijn kenmerken van dit team. Een effectief team neemt risico’s door dingen uit te proberen. Teamleden zijn flexibel in het oplossen van problemen.

Teammodel van Insights Discovery

Insights Discovery gaat uit van de volgende gedragsvoorkeuren van de verschillende teamleden:

• De rode gedragsvoorkeur staat voor de snelle, doel- en resultaatgerichte beslissers. Vaak gaat het om daadkrachtige mensen die graag sturen en de grote lijnen willen neerzetten.
• De gele gedragsvoorkeur staat voor goede praters. Communicatie is een sterke eigenschap, net zoals vertrouwen wekken en netwerken. Het zijn teamspelers met veel ideeën.
• De groene gedragsvoorkeur staat voor overzicht, luisteren, harmonie en balans. Het zijn mensen die voldoening krijgen uit het zorgen voor een ander.
• De blauwe gedragsvoorkeur staat voor detailmensen, specialisten en analytici. Kwaliteit leveren staat voorop en dat gebeurt op een gestructureerde en inhoudelijke manier.

Deze kleuren zijn ook van toepassing op teams. Het team- effectiviteitsmodel van Insights Discovery gaat ervan uit dat alle vier de kleuren in voldoende mate moeten terugkomen, wil een or als team effectief zijn. Maar net als bij individuen kent ook elke or een voorkeur voor een bepaalde kleur.

 

Een rode or

Een rode or is gefocust en heeft de volgende kenmerken:

• Vertoont als or een duidelijke richting.
• Weet wat de visie en doelen van de or zijn.
• Houdt de blik op de te behalen resultaten door de or.
• Onderneemt actie op de ‘juiste’ dingen.
• Kan worden aangesproken op wat hij heeft toegezegd.

De or-leden durven onderling discussies aan te gaan. Willen winnen van de WOR-bestuurder in de vorm van het behalen van concrete successen, wordt door de leden als belangrijk ervaren.

Een blauwe or

Een blauwe or beschikt over effectieve processen en heeft de volgende kenmerken:

• Duidelijke rollen en taakverdeling.
• Rollen die onderling gekoppeld en wederzijds afhankelijk zijn.
• De juiste combinatie van kennis en ervaring.
• Een duidelijk besluitvormingsproces en werkafspraken.
• Manieren om de voortgang te bewaken.

De or-leden zijn goed in het analyseren van vraagstukken. Inhoudelijke kennis en aandacht voor details vinden de leden belangrijk, bij elkaar en bij de WOR-bestuurder.

Een groene or

Een positief klimaat kenmerkt de groene or; deze heeft de volgende kenmerken:

• Een hoge mate van vertrouwen binnen de or.
• Een hoge mate van betrokkenheid en motivatie in de or.
• De bereidheid en het vermogen om met elkaar lastige discussies aan te gaan.
• Het vermogen om onder druk de samenhang in de or te behouden.
• Een oprecht gevoel van zorg en steun binnen de or.

De or-leden streven continu naar consensus en naar compromissen waarin iedereen zich kan vinden. Ze verwachten dat de WOR-bestuurder de or-leden met respect behandelt.

Een gele or

Een gele or zit in een flow is en heeft de volgende kenmerken:

• Komt gezamenlijk met oplossingen en is creatief.
• Gaat onderling een dialoog aan.
• Leert als or.
• Reageert snel en flexibel op externe input.
• Voert veranderingen door die nodig zijn om obstakels te overwinnen.

De or-leden voeren altijd enthousiaste en open gesprekken met elkaar. In deze or wordt veel gelachen. Ook in de overlegvergadering weten de or-leden een ontspannen sfeer te creëren.

Voorbeeld: or liep telkens in de valkuil van rood en geel gedrag

Een or van 13 leden was als volgt samengesteld: vijf or-leden hadden een gele gedragsvoorkeur, zeven leden hadden een rode gedragsvoorkeur, één or-lid had een groene gedragsvoorkeur. De ambtelijk secretaris had een blauwe gedragsvoorkeur.

De or-leden werd gevraagd om, aan de hand van het teammodel van Insights Discovery, per kleur de positieve punten en de verbeterpunten te benoemen. Hieruit volgde dat van de rode en gele kwadrant zowel positieve als verbeterpunten werden genoemd en dat van het groene en blauwe kwadrant alleen verbeterpunten werden genoemd.

De hele or herkende dit

De sterke punten van groen en blauw werden onderdrukt door de overmacht van rood en geel gedrag. De hele or herkende dit, maar liep telkens in de valkuil van rood en geel gedrag, te weten: te snel beslissen en tot actie overgaan.

Dit leidde vaak tot het niet bereiken van resultaten en daarmee tot teleurstelling en demotivatie van or-leden.

De or ging op basis van de teamanalyse onderling in gesprek om te komen tot afspraken over het behandelen van agenda-onderwerpen, over het voeren van discussies en over het creëren van meer rust in de or. De ambtelijk secretaris en het or-lid met de groene gedragsvoorkeur kregen hierbij een prominente taak.

Zo kwam deze or tot betere beeld- en oordeelsvorming over agenda-onderwerpen, tot afgewogen besluiten en tot het bereiken van betere resultaten.

Effectiviteit van de ondernemingsraad vergroten

Om de effectiviteit van de or te vergroten, is het van belang dat de or-leden weten welke gedragsvoorkeur elk or-lid heeft en hoe dit uitpakt in het functioneren als team. Zo krijgt iedereen inzicht in de teambijdrage van ieder or-lid en kan de effectiviteit gericht worden verbeterd.

Als elke kleur in de or aanwezig is, kunnen de kleuren gericht worden ingezet om de effectiviteit van het team te vergroten:

• Stimuleer een rood or-lid om concrete doelen en duidelijke afspraken te formuleren.
• Geef een geel or-lid de ruimte voor het onderhouden van een goede sfeer in de or.
• Nodig een groen or-lid uit om iedereen erbij te houden en om compromissen te formuleren.
• Laat een blauw or-lid inhoudelijke input leveren en zijn analyses uiteenzetten.

Als niet alle kleuren duidelijk aanwezig zijn

Ook als niet alle kleuren duidelijk aanwezig zijn, kan een or zijn effectiviteit vergroten. Besteed dan bewust extra aandacht aan de kleuren die minder aanwezig zijn in jullie or. Want uiteindelijk kan iedereen met een beetje moeite elke kleur gebruiken.

Zet daarom niet altijd de eigen voorkeurskleur op de voorgrond, maar zet bewust die kleur in die nodig is om als or effectiever te functioneren. Ten behoeve van jullie team.

Chrétien Sarton, Sarton Training & Advies

Lees ook:

• Met organisatieopstellingen inzicht krijgen in besluitvorming
• Zo kan de or vernieuwen én invloed behouden
• Hoe or-werk veel effectiever en leuker kan

Dit artikel is eerder gepubliceerd in OR magazine.