Hoe de or goed kan samenwerken op afstand

Het coronavirus heeft het werk van de ondernemingsraad op zijn kop gezet. Via Skype, Zoom, Teams of WebEx, veel or’s proberen er het beste van te maken bij het werken op afstand. Het ziet ernaar uit dat thuiswerken er ook na de crisis in blijft. Inzicht in de gedragsvoorkeuren van mensen is dan geen overbodige luxe.

Door Chrétien Sarton

In dit artikel wordt met behulp van Insights Discovery geschetst hoe je het beste met de or-leden en de bestuurder kunt samenwerken op afstand. Door bewust te communiceren ‘in de kleur’ van de ander, kan de ondernemingsraad tijdens en na de coronacrisis als team goed blijven functioneren en bijdragen aan de besluitvorming in de organisatie.

• Tip: Wil je je als or-lid vanuit je huis blijven ontwikkelen? Dat kan met ORnet Academy!  Bekijk het aanbod van online trainingen.

De kleuren van Insights Discovery

Ieder mens heeft een eigen gedragsvoorkeur. Insights Discovery koppelt deze aan vier kleuren. Het is gebaseerd op het gedachtegoed van Carl Jung. Hij ontdekte dat mensen in te delen zijn langs twee basis-assen.

Introversie en Extraversie zeggen iets over hoe mensen met energie omgaan. Introverte mensen zijn meer op de binnenwereld gericht, extraverte mensen meer op de buitenwereld.

Denken en Voelen zeggen iets over hoe mensen beslissingen nemen en tot actie komen. Denkers  beslissen op basis van een feitelijke analyse, Voelers op basis van hun eigen subjectieve waarden. Zo komen we tot 4 basiskleuren.

Blauw

Blauw staat voor Introversie en Denken. Mensen met een voorkeur voor Blauw willen de wereld om hen heen kennen en begrijpen. Ze willen over alle informatie beschikken voordat ze verder gaan. Ze zetten alles op een rij voordat ze tot actie overgaan. Hierbij houden ze vast aan een inhoudelijk en objectief standpunt. Autonomie en intellect vinden ze belangrijk.

Groen

Groen staat voor Introversie en Voelen. Mensen met een voorkeur voor Groen zetten alles af tegen wat voor hen belangrijk is. Ze streven naar harmonie en diepgang. Datgene waaraan ze veel waarde hechten verdedigen ze sterk. Ze vinden een democratisch proces met respect voor het individu erg belangrijk en zorgen ervoor dat ieders standpunt wordt gehoord en meegenomen in de besluitvorming.

Geel

Geel staat voor Extraversie en Voelen. Mensen met een voorkeur voor Geel zijn enthousiast en moedigen anderen aan om mee te doen. Ze zoeken andere mensen op en genieten van hun gezelschap. Ook willen ze betrokken worden en dat hun bijdrage zichtbaar wordt gewaardeerd. Ze zijn overtuigend, innemend en hartelijk in de omgang.

Rood

Rood staat voor Extraversie en Denken. Mensen met een voorkeur voor Rood houden van actie en varen een duidelijke eigen koers. Ze hebben een krachtige uitstraling en zijn open en direct in de omgang. In hun focus op resultaat zijn ze vasthoudend en vastberaden. Ze streven naar een specifieke en tastbare uitkomst van een vergadering.

Werken op afstand met blauw

Mensen met veel Blauw hebben de minste moeite met thuiswerken. Ze amuseren zich prima alleen en zijn op hun best als ze ongestoord kunnen werken. Ze vinden het heerlijk om verlost te zijn van het oeverloos geklets van collega’s en het vele nutteloos vergaderen.

In deze crisis kun je op deze mensen bouwen: ze begrijpen hoe ingewikkeld bepaalde aanpassingen zijn voor de ondernemingsraad en wat er allemaal bij komt kijken. Zij richten zich niet alleen op wát er moet veranderen, maar vooral ook op hóe dat moet gebeuren.

Deze mensen zijn op hun best als je ze zoveel mogelijk met rust laat. Communiceer liever via e-mail en WhatsApp dan door te beeldbellen of via online meetings. Heb je een virtuele or- of ov-vergadering? Stuur hen dan ruim vóór het overleg de agenda, zorg voor heldere rollen en verantwoordelijkheden en een duidelijke opbouw tijdens de meeting. Wees proces- en taakgericht en zorg dat je er tijdens het overleg bént (ga geen andere dingen zitten doen).

Werken op afstand met groen

Thuiswerken en afstand houden zorgt bij mensen met veel Groen voor gemengde gevoelens. Aan de ene kant kunnen ze prima alleen werken. Aan de andere kant vinden ze het lastig om gescheiden te zijn van anderen en missen ze het contact met or-collega’s.

Het zijn  mensen die de 1-op-1 verbinding zoeken met een belletje. Binnen de or hebben ze oog voor de gevolgen van de crisismaatregelen voor medewerkers. Bij elke beslissing houden ze in de gaten wie er op welke manier door wordt geraakt.

Mensen met veel Groen willen dat er regelmatig persoonlijk contact wordt opgenomen, ook de wor-bestuurder. Geef ze de kans om vragen te stellen en hun zorgen te uiten en bied waar mogelijk hulp.

Persoonlijk contact is belangrijk, dus vraag ook hoe het thuis gaat en luister zoals een vriend dat zou doen. Ze zijn het productiefst en werken het lekkerst als ze voldoende gelegenheid hebben om hun emoties te uiten én erkenning voor die emoties krijgen.

Werken op afstand met geel

Mensen met veel geel zijn optimistisch. Als het gaat over hoe de organisatie door de crisis komt, zien zij kansen. Ze gáán ervoor en zijn betrokken. Enthousiast komen ze met creatieve ideeën en sporen ze or-collega’s aan om mee te doen. Waar anderen zorgen uiten, blijven ze optimistisch.

Geel past zich gemakkelijk aan de situatie aan en weet prima invulling te geven aan de uitdrukking ‘we maken er het beste van’. Ze bedenken de meest originele manieren om met or-collega’s, de bestuurder of de achterban in contact te blijven.

Ze krijgen nergens zoveel energie van als van sociaal contact. Hoe je in deze tijd contact met deze mensen houdt? De toverwoorden: veel en vaak. Beeldbellen heeft de voorkeur, vanwege meer persoonlijke interactie dan bellen of appen.

Openheid is belangrijk voor ze. Geef ze de kans om vrijuit te praten, zodat ze zich gehoord voelen. Om te voorkomen dat de or-activiteiten door de crisis uiteenvallen in losse werkzaamheden, kun je hen vragen om dit te voorkomen.

Werken op afstand met rood

Mensen met veel rood pik je er zó uit: zij zijn degenen die om 9.00 uur al een paar taken kunnen afstrepen, terwijl een or-collega thuis nog aan het opstarten is. Ze willen aan de slag en zaken voor elkaar krijgen. Bovendien houden ze wel van een uitdaging, zijn resultaatgericht en daadkrachtig.

Als een verandering een duidelijk, positief en snel effect heeft, dan gaan ze ervoor. Het zit er dan ook dik in dat een or-collega met veel Rood zich als eerste aan bijvoorbeeld het verzorgen van een virtuele or- of ov-vergadering waagt.

Hun streven naar snel resultaat maakt dat ze ongeduldig dingen erdoor willen drukken. Ze kunnen in deze tijd gestrest zijn. Vat wat ze zeggen niet altijd persoonlijk op. Geef ze de controle over specifieke taken of projecten. Maar let op: hun verwachtingen qua tijdschema’s en resultaten zijn vaak onrealistisch. Ze hebben een hekel aan reeksen mails met veel tekst. Pak liever de telefoon of beleg een online meeting als er zaken te bespreken zijn.

Met de kleuren van Insights Discovery kunnen or-leden effectief samenwerken op afstand, met elkaar en met de wor-bestuurder.

Lees meer over Insights Discovery:  Zo omzeil je de valkuilen bij organisatieverandering

Chrétien Sarton, Sarton Training & Advies

Lees ook:

• Financiële informatie? Zo trek je de juiste conclusies
• Luchtkasteel of goed plan? Strategie beoordelen