Als het niet financieel is onderbouwd, niet doen! 

Als het niet financieel is onderbouwd, niet doen! 

Het blijft lastig: werken met cijfers. Ondernemingsraden grijpen zich vast aan Arbo-regelingen, thuiswerkprotocollen en reorganisaties. Maar de financiële kant van het verhaal wordt minder vaak gedegen bekeken. Rob Latten en Jako van Slooten vertellen hoe de ondernemingsraad daar verbetering in kan brengen.

Natuurlijk is een or geen financieel expert. En dat hoef je ook niet te worden. Als je nieuwsgierig bent en de juiste vragen stelt, kun je voldoende inzicht krijgen. Daarmee kan een or prima functioneren. Wij zijn echter van mening dat een or zich iets meer in de financiële gang van zaken moet verdiepen dan een normale medewerker. Want juist de financiële kant van het verhaal is vaak het “stuurwiel” waaraan de or kan draaien: om voorgenomen besluiten aan te passen, te veranderen of op een andere manier invloed te krijgen.

Wat de or minstens moet weten van financiën

Een ondernemingsraad moet de volgende 3 taken kunnen uitvoeren:

  1. onderzoeken of een organisatie financieel gezond is en op basis daarvan een beeld vormen voor wat dit betekent voor je eigen vakgebied en de organisatie (diagnose);
  2. monitoren van de ontwikkelingen op basis van budgetten en (veelal) financiële kengetallen, en daarmee ervoor zorgen dat je weet of je eigen ambities worden bereikt;
  3. Doorgronden van een businesscase. Oftewel, (a) kunnen lezen en beoordelen van de financiële onderbouwing van een voorgenomen besluit, alsmede (b) zelf financieel (laten) onderbouwen van eigen voorstellen of adviezen.

De financiële commissie

Uiteraard hoeft niet iedereen binnen de or zich te verdiepen in de cijfers. Als er maar in ieder geval een groep(je) is dat zich dit vakgebied eigen maakt. Wellicht gewoon een financiële commissie. Deze vaste commissie richt zich dan onder meer op het opbouwen van financiële kennis. Één of twee keer vragen wat een balans is, is prima. Maar als een financieel directeur voor de vijfde keer moet uitleggen hoe de cijfers worden gerapporteerd, mag je ook als or naar jezelf kijken.

Goed gesprek vraagt om begrip voor financiën ”

De financiële commissie zou daarom als belangrijkste taak moeten hebben: kennisopbouw. Weten hoe de financiële beleidscycli werken, weten welke rapportages er door het management worden gebruikt, en inzicht hebben in de manier waarop een organisatie (financieel) wordt aangestuurd. Het schrijven van een eigen woordenboekje met uitleg van begrippen kan hierbij goed helpen.

Met dit inzicht kan de financiële commissie vervolgens door de or worden ingeschakeld. En de vraag krijgen om bijvoorbeeld met een financiële blik te kijken naar rapportages en advies- of instemmingsaanvragen. Daar ligt een bijzondere taak. Onderzoeken of een voorstel goed is onderbouwd (businesscase) en of er helderheid is over het effect van het voorgenomen besluit op de exploitatie. Hieronder worden de drie bovengenoemde zaken afzonderlijk nader bekeken.

1} Oordelen over de financiële gezondheid

De financiële gezondheid van een organisatie kan op verschillende manier worden onderzocht. Het gaat (onder meer) erom de drie belangrijkste financiële overzichten te analyseren: de balans, de winst-en-verliesrekening en het kasstroomoverzicht. Alle drie geven een ander inzicht en een ander beeld over de financiële gezondheid van de organisatie.

De commissie zou periodiek kunnen onderzoeken wat de financiële positie is (balans), hoe het met het rendement gaat (winst-en-verliesrekening) en of er voldoende liquide middelen zijn (kasstroomoverzicht). Door als commissie ook helderheid te hebben over de strategische (grote) cyclus en de planning & control cyclus (kleine), is het mogelijk een planning te maken. Dit geeft ook structuur aan het commissiewerk. Tevens geven deze cycli inzicht in de momenten waarop de or invloed kan uitoefenen op de plannen van de bestuurder. Kortom: een basis om het goede gesprek te voeren.

2} De financiële ontwikkelingen monitoren

Veel ondernemingsraden worden overvallen met managementrapportages. De vraag is wat de or hiermee kan en moet. De kern is dat de organisatie de overzichten gebruikt om te zien of de vooraf afgestemde begroting (beter budget) gehaald wordt. Zitten we op de goede weg of moeten we bijsturen? Voor de or is het daarom essentieel deze ontwikkelingen te volgen. Als er al een aanpassing van de organisatie komt, dan is dit zichtbaar in de managementrapportage.

Nog beter is kijken naar de eigen ideeën, zorgen, risico’s en uitgangspunten van de or. Laat de directie daarop rapporteren. Kijk vervolgens of de organisatie ambities waarmaakt die in lijn liggen met de plannen van de or. En ook hier geldt: het begint bij de or zelf. Immers, hij moet zicht hebben op zijn ideeën en uitgangspunten, oftewel weten wat hij belangrijk vindt.

3} De businesscase doorgronden

Het meest interessant is de businesscase. Een businesscase is niets anders dan de financiële onderbouwing van een voorstel. Elk voorgenomen besluit moet toch minimaal die financiële paragraaf bevatten. Naast een idee moet er ook een beeld zijn van wat een voorgenomen besluit de organisatie oplevert. Dit moet je als or dan vervolgens kunnen monitoren en evalueren. In de businesscase moet worden uitgelegd wat de kosten en opbrengsten zijn en wanneer de investering is terugverdiend. Een goede kosten-batenanalyse, anders gezegd.

Elk voorgenomen besluit moet toch minimaal een financiële paragraaf bevatten”

Het is daarom belangrijk dat de or of financiële commissie niet alleen naar die businesscase vraagt. Je moet die businesscase ook kunnen lezen en beoordelen. Staan alle relevante financiële gegevens erin? Wat zijn de aannames? Zijn die voldoende onderbouwd? Wat betekent dit voor de organisatie in de komende jaren vanuit financieel perspectief?

En buiten het feit dat een bestuurder een businesscase moet aanleveren: de or kan een businesscase ook prima zelf maken. Als je een idee of voorstel hebt, zorg dat je het goed financieel onderbouwt. Laat zien dat het financiële voordelen heeft. Daarmee krijgt een or-voorstel meer gewicht en meer kans van slagen.

Kosten en baten, ook van onstoffelijke zaken

Kennis van financiën is belangrijk. De meeste besluiten in een organisatie worden genomen op basis van financiële parameters en inzichten. Het thema ‘werkgeluk’ bijvoorbeeld mag voor een or belangrijk zijn. Het wordt pas echt een onderwerp op de directietafel als de or kan laten zien wat het kost en vooral wat het (financieel) oplevert. Daarom is het belangrijk dat de or zich verdiept in het financiële vakgebied. Niet om een expert te worden, maar om voldoende te kunnen vragen en om met die inzichten een goed gesprek te kunnen voeren.

Drs. ing. Rob Latten MBA en drs. Jako van Slooten RC zijn organisatieadviseurs bij DeVerandermotOR.nl en docent op de Hogeschool van Rotterdam.

Lees ook: